miércoles, 16 de mayo de 2007

La Meta de InterPARES 1 y 2 (1999 - 2007)


Hacia interPARES 3, conferencia magistral de la Dra. LUCIANA DURANTI


Currículo

La doctora Luciana Duranti es directora de la Maestría en Estudios Archivísticos de la Escuela de Biblioteconomía, Archivística e Información de la Universidad de Columbia Británica y es profesora de Teoría archivística, diplomática y gestión de documentos de archivo en los programas correspondientes de maestría y doctorado. Antes de establecerse en Canadá, en 1987, fue investigadora y profesora de la Escuela Especial para Archivistas y Bibliotecarios de la Universidad de Roma (1982-1987), y fue Archivista del Estado en los Archivos estatales de Roma (1978-1989).

La profesora Duranti es doctora en Artes y graduada en Archivística por la Universidad de Roma, así como en Archivística, Paleografía y Diplomática por los Archivos Estatales. Recibió el Premio a la Académica del Año de la Asociación de Facultades en 1999 por su desempeño en la enseñanza y la investigación. En 2006 fue honrada con el Premio de Investigación Killam. Por otra parte, la Profesora Duranti es miembro activo de varias asociaciones nacionales e internacionales: ha sido Presidenta de la Sociedad Americana de Archivistas en el periodo 1998-99, ha presidido y participado en varios comités de profesionales, y tiene numerosas publicaciones entre las cuales destaca Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia.

La investigación de la Dra. Duranti se propone encontrar soluciones a temas relacionados con documentos electrónicos de archivo para su aplicación universal, y no para contextos socioculturales y jurídicos específicos. Actualmente es la directora del Proyecto InterPARES, un gran esfuerzo de investigación multinacional e interdisciplinario sobre la preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivos auténticos, financiado por el Consejo de Investigación en Ciencias Sociales y Humanidades del Canadá y por otras instituciones y organismos mundiales.

Objetivos.

Desarrollar el cuerpo de teoría y métodos necesarios para asegurar que los archivos digitales producidos en bases de datos y sistemas de oficina, así como aquellos sistemas dinámicos, experienciales e interactivos puedan ser creados de forma precisa y fiable; mantenidos y preservados en una forma auténtica, ya sea en largo y corto plazo, para el uso de aquellos que lo crearon y a la larga para la sociedad, sin importar la obsolescencia de la tecnología y la fragilidad de los medios

Objeto de la pregunta: Documento de archivo


Un documento de archivo es cualquier documento creado (i.e. creado o recibido y separado para una acción o referencia) por una persona física o moral en el curso de la actividad práctica como instrumento y producto de la misma.
• Documento es la información que se fija a un medio en una forma determinada.
• Información es un mensaje que pretende comunicar a través del tiempo y el espacio
• Datos es la pieza mas pequeña de información con significado
•Un documento de archivo digital es un documento de archivo (i.e. Creado o recibido y separado para una acción o referencia) en formato digital

Características del documento de archivo digital


Un documento de archivo digital debe tener:
• Un contenido estable y una forma fija
•Contextos administrativo y documental, a través de vínculos explícitos a otros documentos dentro o fuera del sistema digital; y
•Cinco personas involucradas en su creación (autor, escritor, originador, destinatario, creador)
• Debe participar o sustentar una acción ya sea procedimental o como parte de la toma de decisiones; y
• Presenta elementos formales, atributos y componentes digitales


Cualidades que queremos proteger


•Fiablidad: La confiabilidad de un documento de archivo como declaración de un hecho. Un documento de archivo es fiable cuando es completo y fue generado conforme a un procedimiento controlado
• Precisión: La exactitud y buen uso del contenido de un documento de archivo depende de la competencia del autor y los controles del proceso a través de los cuales los datos son registrados y transmitidos a través del espacio (i.e. Entre personas, sistemas o aplicaciones) y tiempo (i.e. Cuando se almacenan fuera de linea, o cuando el hardware o software utilizado para procesarlo, comunicarlo o mantenerlo es actualizado o sustituido)
•Autenticidad: La confiabilidad de un documento de archivo como tal. Un documento de archivo auténtico es aquel que no ha sido manipulado o de otra forma modificado. La autenticidad se mantiene al proteger la identidad e integridad del documento. Difiere de:
•Autenticación: un medio para declarar la autenticidad en cierto momento.


El reto de los documentos de archivo digitales


•No existen como entidades físicas, están constiuidas de componentes digitales vinculados (el documento de archivo “manifestado” difiere del documento de archivo “almacenado”)
•Su manifestación original desaparece cuando son salvados: no podemos mantener o preservar documentos de archivo digitales, solo la habilidad de reproducirlos o recrearlos
•La facilidad de la reproducción y manipulación para identificar la versión final, oficial, fiable y precisa es difícil
• La obsolescencia tecnológica hace que los documentos sean inaccesibles en un lapso de tiempo muy corto
•La propiedad intelectual y los derechos de privacidad son difíciles de proteger.


El reto de los documentos de archivo digitales. Cont.


La mayoria de los sistemas que deberían contener documentos de archivo no lo hacen, debido a que a que las entidades que los contienen carecen de forma fija y contenido estable
• En sistemas dinámicos su contenido depende de datos extraídos de una variedad o de otros sistemas que cuales pueden tener instanciaciones variables
•En sistemas experienciales se pretenden incorporar el comportamiento de un sistema de transformación y los efectos de las interacciones subjetivas del usuario
•En sistemas interactivos, cada intervención o entrada de un usuario desde otro sistema causa un ambio de contenido y/o de forma.
Los sistemas que contienen los documentos de archivo, contienen malos documentos de archivo, en principio debido a que carecen de contextos identificables y de relaciones entre ellos mismos y con documentos de archivo que están fuera del sistema.


Principios de InterPARES


•La tecnología no puede determinar la solución para la creación de documentos de archivo digitales fiables y precisos o para su preservación auténtica en el largo plazo: las necesidades organizacionales definen el problema y los principios archivisticos deben establecer el buen uso y adecuación de cada solución técnica.
•Las soluciones para los retos en los documentos de archivo digitales son intrinsicamente dinámicas y específicas a la situaciones culturales, disciplinarias, administrativas y legales.
•La preservación es un proceso continuo que inicia con la creación del documento de archivo
•Debemos ser capaces de asumir la confiabilidad de los documentos de archivo hasta que lo contrario sea establecido.
•Debemos ser capaces de inferir autenticidad sobre la base de las circunstancias de la creación, mantenimiento y preservación de los documentos de archivo


Actividades de investigación de InterPARES


•Identificación de lo que constituye un documento de archivo en cada tipo de sistema y en cada contexto, y qué documento de archivo tiene la fuerza de un original, basados en la teoría diplomática y archivistica y seis mil años de crear y conservar documentos de archivo.
• La definición de lo que es un documento de archivo fiable, preciso y auténtico que está en las artes, la ciencia, la ley y la administración sobre la base de análisis de literatura, encuestas y entrevistas.
•El desarrollo de requisitos para el diseño de sistemas para la creación conservación de sistemas archivo confiables, sobre la base de 42 estudios caso, el modelaje, el análisis diplomático de los resultados.
•Desarrollo de métodos y procedimientos para la creación, mantenimiento, valoración, selección y disposición, así como la preservación de documentos de archivo en el largo plazo, basados en la teoría archivistica, la ley, y los temas relacionados con la cultura organizacional


Productos finales de InterPARES


•Un esquema de principios que guian el desarrollo de políticas para la creación y preservación de documentos de archivo en las organizaciones.
• Lineamientos para crear y mantener los documentos de archivo digitales para individuos y comunidades de práctica.
•Lineamientos para la preservación digital en instituciones archivísticas
•Requisitos de autenticidad para los sistemas de documentos de archivo
•Registro de metadatos para el registro y análisis de esquemas de metadatos.
•Principios y criterios para la adopción de formatos de archivo, envoltorios (wrapper), codificaciones
•Una base de datos de terminología que incluye un glosario, diccionario y ontologías.

ARCHIVONOMÍA: LA NUEVA GREY DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

I INTRODUCCIÓN

No hay más que dirigir la mirada al quehacer de la Archivonomía para describir como testigo ocular, el entorno social en que se han desarrollado sus actividades.
Pensando en el lector generoso he decidido llevar a cabo un discurso crítico y no enciclopédico para argumentar la urdimbre de muchas hebras de la cual está sujeta la producción documental, en el contexto educativo del archivónomo, según mi apreciación como estudiante de la licenciatura de administración de archivos, a fin de cuentas es obligado preguntarse las expectativas educativas en cualquier sistema que se aprecie en el pensamiento y la cultura como búsqueda de elementos para el lenguaje propio de una disciplina archivística generada a partir de nuestras necesidades. Asimismo, considero oportuno preguntarnos: ¿Cómo defender nuestra identidad archivística stricto sensu en la producción documental, cuando la misma continúa sub voce de otras profesiones ligadas con la documentación?, ¿Hacia dónde se dirige nuestra escuela cuando la deserción de los estudiantes en los primeros semestres es elevada, la promoción y divulgación de sus carreras francamente invalidadas?, de igual manera, la trayectoria educativa y respetable de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía en 60 años de esfuerzo y consolidación, ¿cómo es que no ha generado los mecanismos necesarios, para el fortalecimiento de sus respectivas disciplinas con la creación de maestrías afines a sus carreras?.

II LA ACULTURACIÓN DOCUMENTAL

El peso de la aculturación documental (España, Canadá, EE.UU.) hoy en día, de la cual está sujeta aún la producción de la institución, sin duda alguna refleja el enorme vacío que generaciones pasadas en la disciplina de la Archivonomía han aportado a la investigación de los documentos, en este sentido –aclaro- tendría que hacerse un estudio y análisis minucioso de los resultados de las generaciones pasadas. Por lo pronto, la prueba que presento es la enorme carga de bibliografía extranjera en materia archivística. Esta condición es importante –según creo-- como principio integrador de los Archivónomos, ya que dicho vacío en la investigación documental mexicana –entiéndase así, para este trabajo--, paradójicamente generaría una red nacional de Archivónomos que nos consolide como grey, esto es, un estilóbato o fuerza de personas con la preparación archivística en las tareas propias de nuestra profesión para la consolidación en la investigación y la operatividad de la gestión documental en general, llevándolo a cada rincón del país donde se requiriese. Aquí convendría reflexionar en torno al espacio de maestrías afines a las carreras impartidas en la institución educativa, ya que necesariamente esta ligada con la especialización y producción de los documentos. Considero que de ningún modo es tarde para tal propósito, sin embargo, este importante brazo de estudio (maestría), nos remite necesariamente a las condiciones políticas en materia de educación gubernamental, así como económicas, sociales y culturales del país. En todo caso, se lo tendríamos que preguntar a las autoridades educativas.



III IDENTIDAD ARCHIVÍSTICA

He movido un punto sensible en la conciencia de la colectividad estudiantil en general, y en la Archivonomía en particular. La búsqueda de la identidad archivística en nuestro entorno requiere un esfuerzo grupal; un llamado al compromiso de cada uno de sus agremiados que lo componen. Considerar la disposición futura de la profesión, contribuirá a la implantación de censores que evalúen constantemente el quehacer del archivónomo y en esa medida se vería garantizada su identidad profesional. El incremento avasallante de los documentos en cualquier formato o soporte, ha llevado a numerosos organismos privados a la exploración y creación de recientes tratamientos de la documentación, la ingeniería en sistemas informáticos ha cubierto un vacío notable sin la presencia de los Archivónomos, tan solo basta ver la enorme demanda de los técnicos en sistemas de cada local de reparación informático, para notar su carga de trabajo solicitado en el “tratamiento” de los archivos virtuales. Sin embargo, ese no es el tema a tratar, de cualquier forma considero que los retos son monumentales porque las demandas así lo requieren: el rezago educativo, la falta de material consultivo en la biblioteca, la constante actualización en el uso y manejo del computador --lo que permite la inclinación del péndulo hacia una educación interdisciplinaria para el archivónomo--, son parte de las demandas inmediatas requeridas para una sólida preparación académica y ahí se gesta necesariamente nuestra identidad como profesionales de la disciplina archivística en la conciencia de su publicación en particular y en la participación grupal en general. Por lo pronto, dejo claro que vamos por el camino con nuestro utillaje, que consta de disciplina y talento para aplicarlo en nuestro trabajo, y resguardarlo en la memoria documental. La aptitud del archivónomo es amplia, extensa, armoniosa; asimismo asiente con mohín en las comisuras de su expresión pálida, cuando las escenas agrestes y vulgares en materia de documentos se sujetan al engranaje de la vida institucional. La perspectiva del valor documental hace la diferencia, toda vez, que el archivónomo como sujeto, forja el carácter e identidad de los acervos y del patrimonio cultural de cada región. Su trascendente papel en la sociedad fortalece la imagen espiritual de su entorno, porque organiza y describe los documentos textuales, fílmicos, pictóricos, informáticos, cartográficos, de migración de datos y digitalización, etc., y aunque, es apoyada por otras disciplinas como la Restauración, la Arquitectura, la Historia, el Derecho Administrativo, entre otras; su campo de acción es único, porque está plenamente delimitado su método, su objeto y su finalidad archivística, en todo esto radica la identidad del archivónomo.

IV EL ARCHIVÓNOMO COMO PROMOTOR

Ante la evidente deserción de alumnos en los primeros semestres, el archivónomo como el bibliotecónomo tenemos tareas en común. Promover desde dentro y fuera de la Escuela, la labor generosa de nuestras profesiones. Del grano a la espiga, del sembrador al segado. Pienso que la deserción se debe a factores primordialmente externos: no cubren expectativas profesionales de los estudiantes, no es lo que pensaron de la disciplina archivística, etc. Sin embargo, la institución debería mejorar los mecanismos de promoción en las distintas disciplinas profesionales para asegurar –según creo--, el equilibrio y la estabilidad de los estudiantes, en el terreno particular de la Archivonomía debemos crear un lenguaje propio con rasgos originales, esto es, valorar nuestra belleza descriptiva, estimación de experiencias que adscriben a una misma comunidad de administradores documentales, porque allí veo restos tangibles de lo que nos aguarda el porvenir y por añadidura prende la atención y disposición de los estudiantes.

Acude a mi pensamiento, las palabras de BACON, “OF TRAVEL” (1626),
[1]

Viajar es entre los jóvenes parte de su Educación; entre los mayores, parte de su Experiencia. El que viaja a un país antes de haber accedido en alguna medida a su lengua, va a la escuela, no a viajar. Las cosas que han de verse son: las cortes de los príncipes, los tribunales de justicia, las iglesias, los monumentos, las murallas y fortificaciones, los puertos, las antigüedades, las ruinas y las bibliotecas, las universidades, los barcos mercantes y de guerra, casas y jardines, armerías y arsenales, comercios y almacenes, el ejercicio de la equitación, la esgrima y la instrucción de los soldados.

En suma, es posible la construcción de nuevos caminos siempre y cuando sea colectivo, por un reconocimiento de la profesión archivística en el campo estudiantil y laboral, justamente por tener más conciencia del abanico de posibilidades en la producción documental. Urbi et orbe, que la Archivonomía es la nueva grey de la información documental.

Zeetoba


[1] Barzun, Jacques. Del Amanecer a la Decadencia: Quinientos años de vida cultural en occidente. Taurus. Primera Edición en México:febrero de 2005. p. 143.