Hacia interPARES 3, conferencia magistral de la Dra. LUCIANA DURANTI
Currículo
La doctora Luciana Duranti es directora de la Maestría en Estudios Archivísticos de la Escuela de Biblioteconomía, Archivística e Información de la Universidad de Columbia Británica y es profesora de Teoría archivística, diplomática y gestión de documentos de archivo en los programas correspondientes de maestría y doctorado. Antes de establecerse en Canadá, en 1987, fue investigadora y profesora de la Escuela Especial para Archivistas y Bibliotecarios de la Universidad de Roma (1982-1987), y fue Archivista del Estado en los Archivos estatales de Roma (1978-1989).
La profesora Duranti es doctora en Artes y graduada en Archivística por la Universidad de Roma, así como en Archivística, Paleografía y Diplomática por los Archivos Estatales. Recibió el Premio a la Académica del Año de la Asociación de Facultades en 1999 por su desempeño en la enseñanza y la investigación. En 2006 fue honrada con el Premio de Investigación Killam. Por otra parte, la Profesora Duranti es miembro activo de varias asociaciones nacionales e internacionales: ha sido Presidenta de la Sociedad Americana de Archivistas en el periodo 1998-99, ha presidido y participado en varios comités de profesionales, y tiene numerosas publicaciones entre las cuales destaca Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia.
La investigación de la Dra. Duranti se propone encontrar soluciones a temas relacionados con documentos electrónicos de archivo para su aplicación universal, y no para contextos socioculturales y jurídicos específicos. Actualmente es la directora del Proyecto InterPARES, un gran esfuerzo de investigación multinacional e interdisciplinario sobre la preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivos auténticos, financiado por el Consejo de Investigación en Ciencias Sociales y Humanidades del Canadá y por otras instituciones y organismos mundiales.
Objetivos.
Desarrollar el cuerpo de teoría y métodos necesarios para asegurar que los archivos digitales producidos en bases de datos y sistemas de oficina, así como aquellos sistemas dinámicos, experienciales e interactivos puedan ser creados de forma precisa y fiable; mantenidos y preservados en una forma auténtica, ya sea en largo y corto plazo, para el uso de aquellos que lo crearon y a la larga para la sociedad, sin importar la obsolescencia de la tecnología y la fragilidad de los medios
Objeto de la pregunta: Documento de archivo
Un documento de archivo es cualquier documento creado (i.e. creado o recibido y separado para una acción o referencia) por una persona física o moral en el curso de la actividad práctica como instrumento y producto de la misma.
• Documento es la información que se fija a un medio en una forma determinada.
• Información es un mensaje que pretende comunicar a través del tiempo y el espacio
• Datos es la pieza mas pequeña de información con significado
•Un documento de archivo digital es un documento de archivo (i.e. Creado o recibido y separado para una acción o referencia) en formato digital
Características del documento de archivo digital
Un documento de archivo digital debe tener:
• Un contenido estable y una forma fija
•Contextos administrativo y documental, a través de vínculos explícitos a otros documentos dentro o fuera del sistema digital; y
•Cinco personas involucradas en su creación (autor, escritor, originador, destinatario, creador)
• Debe participar o sustentar una acción ya sea procedimental o como parte de la toma de decisiones; y
• Presenta elementos formales, atributos y componentes digitales
Cualidades que queremos proteger
•Fiablidad: La confiabilidad de un documento de archivo como declaración de un hecho. Un documento de archivo es fiable cuando es completo y fue generado conforme a un procedimiento controlado
• Precisión: La exactitud y buen uso del contenido de un documento de archivo depende de la competencia del autor y los controles del proceso a través de los cuales los datos son registrados y transmitidos a través del espacio (i.e. Entre personas, sistemas o aplicaciones) y tiempo (i.e. Cuando se almacenan fuera de linea, o cuando el hardware o software utilizado para procesarlo, comunicarlo o mantenerlo es actualizado o sustituido)
•Autenticidad: La confiabilidad de un documento de archivo como tal. Un documento de archivo auténtico es aquel que no ha sido manipulado o de otra forma modificado. La autenticidad se mantiene al proteger la identidad e integridad del documento. Difiere de:
•Autenticación: un medio para declarar la autenticidad en cierto momento.
El reto de los documentos de archivo digitales
•No existen como entidades físicas, están constiuidas de componentes digitales vinculados (el documento de archivo “manifestado” difiere del documento de archivo “almacenado”)
•Su manifestación original desaparece cuando son salvados: no podemos mantener o preservar documentos de archivo digitales, solo la habilidad de reproducirlos o recrearlos
•La facilidad de la reproducción y manipulación para identificar la versión final, oficial, fiable y precisa es difícil
• La obsolescencia tecnológica hace que los documentos sean inaccesibles en un lapso de tiempo muy corto
•La propiedad intelectual y los derechos de privacidad son difíciles de proteger.
El reto de los documentos de archivo digitales. Cont.
La mayoria de los sistemas que deberían contener documentos de archivo no lo hacen, debido a que a que las entidades que los contienen carecen de forma fija y contenido estable
• En sistemas dinámicos su contenido depende de datos extraídos de una variedad o de otros sistemas que cuales pueden tener instanciaciones variables
•En sistemas experienciales se pretenden incorporar el comportamiento de un sistema de transformación y los efectos de las interacciones subjetivas del usuario
•En sistemas interactivos, cada intervención o entrada de un usuario desde otro sistema causa un ambio de contenido y/o de forma.
Los sistemas que contienen los documentos de archivo, contienen malos documentos de archivo, en principio debido a que carecen de contextos identificables y de relaciones entre ellos mismos y con documentos de archivo que están fuera del sistema.
Principios de InterPARES
•La tecnología no puede determinar la solución para la creación de documentos de archivo digitales fiables y precisos o para su preservación auténtica en el largo plazo: las necesidades organizacionales definen el problema y los principios archivisticos deben establecer el buen uso y adecuación de cada solución técnica.
•Las soluciones para los retos en los documentos de archivo digitales son intrinsicamente dinámicas y específicas a la situaciones culturales, disciplinarias, administrativas y legales.
•La preservación es un proceso continuo que inicia con la creación del documento de archivo
•Debemos ser capaces de asumir la confiabilidad de los documentos de archivo hasta que lo contrario sea establecido.
•Debemos ser capaces de inferir autenticidad sobre la base de las circunstancias de la creación, mantenimiento y preservación de los documentos de archivo
Actividades de investigación de InterPARES
•Identificación de lo que constituye un documento de archivo en cada tipo de sistema y en cada contexto, y qué documento de archivo tiene la fuerza de un original, basados en la teoría diplomática y archivistica y seis mil años de crear y conservar documentos de archivo.
• La definición de lo que es un documento de archivo fiable, preciso y auténtico que está en las artes, la ciencia, la ley y la administración sobre la base de análisis de literatura, encuestas y entrevistas.
•El desarrollo de requisitos para el diseño de sistemas para la creación conservación de sistemas archivo confiables, sobre la base de 42 estudios caso, el modelaje, el análisis diplomático de los resultados.
•Desarrollo de métodos y procedimientos para la creación, mantenimiento, valoración, selección y disposición, así como la preservación de documentos de archivo en el largo plazo, basados en la teoría archivistica, la ley, y los temas relacionados con la cultura organizacional
Productos finales de InterPARES
•Un esquema de principios que guian el desarrollo de políticas para la creación y preservación de documentos de archivo en las organizaciones.
• Lineamientos para crear y mantener los documentos de archivo digitales para individuos y comunidades de práctica.
•Lineamientos para la preservación digital en instituciones archivísticas
•Requisitos de autenticidad para los sistemas de documentos de archivo
•Registro de metadatos para el registro y análisis de esquemas de metadatos.
•Principios y criterios para la adopción de formatos de archivo, envoltorios (wrapper), codificaciones
•Una base de datos de terminología que incluye un glosario, diccionario y ontologías.
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