Publicado por Joel Blanco (valorarchivos.blogspot.com)
Se puede decir que la ordenación y descripción de fondos documentales y colecciones particulares es el área dentro de la archivística que más se discute. ¿Cómo implementar la ISAD(G) a la descripción de documentos? ¿Cómo organizar y describir los fondos documentales de manera que podamos ofrecerle al usuario las herramientas necesarias para llevar a cabo su investigación? Sin embargo, el archivero no lleva a cabo el proceso de organización y descripción sin antes haber llevado a cabo un proceso más importante: la valoración. Es un hecho que no podemos preservar todo (en Estados Unidos menos del 5% de toda la documentación del gobierno federal es preservada). Y esto también queda demostrado con el crecimiento constante de documentos electrónicos. Por lo tanto, como archiveros tenemos la responsabilidad, y yo diría también el poder, de seleccionar qué debe ser considerado de valor histórico. Pero, ¿qué criterios se utilizan para tomar esa decisión? ¿Cómo definimos el concepto de ‘valor histórico’?
No existe una fórmula específica que podamos utilizar para llevar a cabo el proceso de valoración. Sin embargo, desde principios del siglo 20 se ha ido desarrollando la discusión al respecto, siendo dos de los protagonistas el archivero británico Hillary Jenkinson y T.R. Shellenberg, del Archivo Nacional de Estados Unidos. Mientras Jenkinson argumentaba que la selección de documentos para ser preservados era responsabilidad del creador del documento y no del archivero, Shellenberg defendía el argumento de que es el archivero quién tiene la responsabilidad de hacer la selección una vez el documento cumple con las funciones por las cuales fue creado. (Boles, 2005: 11-18).
Las ideas sobre valoración presentadas por Shellenberg están basadas en el concepto del ciclo de vida de los documentos, el cual implica que los documentos tienen un principio (creación) y un fin (descarte o preservación). Sin embargo, este concepto ha sido disputado, especialmente por archiveros de Australia, con el concepto de records continuum. A diferencia del ciclo de vida de los documentos, en el cual el archivero toma decisiones de preservar o descartar al final del ciclo de vida, en records continuum el archivero y el administrador de documentos participan de una manera más activa inclusive antes de que los documentos son creados. (Cox, 2004: 156) Este concepto ha sido desarrollado en parte a consecuencia de la creación e implementación de sistemas de información para manejar documentos electrónicos, content manager.
Entre las estrategias para llevar a cabo valoración, uno de las más recientes es la estrategia de documentación (documentation strategy). Uno de los mayores elementos de esta estrategia es que para lograr desarrollar políticas efectivas para la selección de documentos de valor histórico, es esencial la participación activa no sólo del archivero, sino que también del creador de los documentos (sea un individuo, organización o institución), y usuarios entre otros. (Hackman and Warnow-Blewett, 1987: p. 14). Este proceso requiere que el archivero no solo analice los documentos en sí, sino que también tome en consideración la función de los documentos dentro del contorno en el que fueron creados, viendo la serie de documentos como parte de un todo. Quienes critican esta estrategia, indican que la misma no es práctica debido a las limitaciones que tienen los archiveros en términos de tiempo y recursos. Inclusive, uno de sus críticos, Ferry Abraham, argumenta que aún no existe un proyecto desarrollado y llevado a cabo por archiveros que demuestre que es posible utilizar la estrategia de la documentación exitosamente (Abraham, 1995).
Se puede decir que las críticas son válidas. Sin embargo, la estrategia de documentación debe ser puesta a prueba en el manejo de documentos electrónicos, y no tengo conocimiento que esto se ha llevado a cabo. Como mencione anteriormente, para lograr los mejores procedimientos de manejo de documentos electrónicos es importante que el archivero o el administrador de documentos contribuyan al desarrollo de políticas e implementación de un sistema de manejo de documentos electrónicos. Y esto a su vez requiere la participación de expertos en sistemas de información, así como creadores y usuarios de los documentos.
Existen otras estrategias de valoración, las cuales explicaré en otros escritos. Sin embargo, quiero concluir comentando acerca del valor de documentos como evidencia, y cómo esto influye a la decisión final de qué preservar. Y para esto cito las palabras de Richard J. Cox.
“El rol del archivero no es reformar la sociedad, sino identificar y preservar la evidencia creada por sus instituciones y habitantes… Los archiveros pueden reconsiderar su responsabilidad como protectores de la evidencia que se encuentra en los documentos sirviendo a sus creadores mientras también se aseguran que los creadores de los documentos respondan por sus actos ante la sociedad.” (Cox, 2000: 111)
Fuentes recomendadas
Frank Boles, Selecting & Appraising: Archives & Manuscripts (Chicago: The Society of American Archivists, 2005)
Richard J. Cox, Closing an Era : Historical Perspectives on Modern Archives & Records Management. Chapter 5. (Westport, Conn.: Greenwood Press, 2000)
Richard J. Cox, No Innocent Deposits: Forming Archives by Rethinking Appraisal (Oxford: Scarecrow Press, 2004)
Larry J. Hackman and Joan Warnow-Blewett, “The Documentation Strategy Process: A Model and a Case Study,” American Archivist 50 (Winter 1987)
Terry Abraham, “Collection Policy or Documentation Strategy: Theory and Practice,” American Archivist 54 (Winter 1991): 44-52
http://valorarchivos.blogspot.com/2007/02/una-perspectiva-sobre-la-valoracin.html
No existe una fórmula específica que podamos utilizar para llevar a cabo el proceso de valoración. Sin embargo, desde principios del siglo 20 se ha ido desarrollando la discusión al respecto, siendo dos de los protagonistas el archivero británico Hillary Jenkinson y T.R. Shellenberg, del Archivo Nacional de Estados Unidos. Mientras Jenkinson argumentaba que la selección de documentos para ser preservados era responsabilidad del creador del documento y no del archivero, Shellenberg defendía el argumento de que es el archivero quién tiene la responsabilidad de hacer la selección una vez el documento cumple con las funciones por las cuales fue creado. (Boles, 2005: 11-18).
Las ideas sobre valoración presentadas por Shellenberg están basadas en el concepto del ciclo de vida de los documentos, el cual implica que los documentos tienen un principio (creación) y un fin (descarte o preservación). Sin embargo, este concepto ha sido disputado, especialmente por archiveros de Australia, con el concepto de records continuum. A diferencia del ciclo de vida de los documentos, en el cual el archivero toma decisiones de preservar o descartar al final del ciclo de vida, en records continuum el archivero y el administrador de documentos participan de una manera más activa inclusive antes de que los documentos son creados. (Cox, 2004: 156) Este concepto ha sido desarrollado en parte a consecuencia de la creación e implementación de sistemas de información para manejar documentos electrónicos, content manager.
Entre las estrategias para llevar a cabo valoración, uno de las más recientes es la estrategia de documentación (documentation strategy). Uno de los mayores elementos de esta estrategia es que para lograr desarrollar políticas efectivas para la selección de documentos de valor histórico, es esencial la participación activa no sólo del archivero, sino que también del creador de los documentos (sea un individuo, organización o institución), y usuarios entre otros. (Hackman and Warnow-Blewett, 1987: p. 14). Este proceso requiere que el archivero no solo analice los documentos en sí, sino que también tome en consideración la función de los documentos dentro del contorno en el que fueron creados, viendo la serie de documentos como parte de un todo. Quienes critican esta estrategia, indican que la misma no es práctica debido a las limitaciones que tienen los archiveros en términos de tiempo y recursos. Inclusive, uno de sus críticos, Ferry Abraham, argumenta que aún no existe un proyecto desarrollado y llevado a cabo por archiveros que demuestre que es posible utilizar la estrategia de la documentación exitosamente (Abraham, 1995).
Se puede decir que las críticas son válidas. Sin embargo, la estrategia de documentación debe ser puesta a prueba en el manejo de documentos electrónicos, y no tengo conocimiento que esto se ha llevado a cabo. Como mencione anteriormente, para lograr los mejores procedimientos de manejo de documentos electrónicos es importante que el archivero o el administrador de documentos contribuyan al desarrollo de políticas e implementación de un sistema de manejo de documentos electrónicos. Y esto a su vez requiere la participación de expertos en sistemas de información, así como creadores y usuarios de los documentos.
Existen otras estrategias de valoración, las cuales explicaré en otros escritos. Sin embargo, quiero concluir comentando acerca del valor de documentos como evidencia, y cómo esto influye a la decisión final de qué preservar. Y para esto cito las palabras de Richard J. Cox.
“El rol del archivero no es reformar la sociedad, sino identificar y preservar la evidencia creada por sus instituciones y habitantes… Los archiveros pueden reconsiderar su responsabilidad como protectores de la evidencia que se encuentra en los documentos sirviendo a sus creadores mientras también se aseguran que los creadores de los documentos respondan por sus actos ante la sociedad.” (Cox, 2000: 111)
Fuentes recomendadas
Frank Boles, Selecting & Appraising: Archives & Manuscripts (Chicago: The Society of American Archivists, 2005)
Richard J. Cox, Closing an Era : Historical Perspectives on Modern Archives & Records Management. Chapter 5. (Westport, Conn.: Greenwood Press, 2000)
Richard J. Cox, No Innocent Deposits: Forming Archives by Rethinking Appraisal (Oxford: Scarecrow Press, 2004)
Larry J. Hackman and Joan Warnow-Blewett, “The Documentation Strategy Process: A Model and a Case Study,” American Archivist 50 (Winter 1987)
Terry Abraham, “Collection Policy or Documentation Strategy: Theory and Practice,” American Archivist 54 (Winter 1991): 44-52
http://valorarchivos.blogspot.com/2007/02/una-perspectiva-sobre-la-valoracin.html
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