InterPARES 3

Presentación del Proyecto
Divulgación Proyecto InterPARES

Hacia interPARES 3, conferencia magistral de la Dra. LUCIANA DURANTI


Currículo

La doctora Luciana Duranti es directora de la Maestría en Estudios Archivísticos de la Escuela de Biblioteconomía, Archivística e Información de la Universidad de Columbia Británica y es profesora de Teoría archivística, diplomática y gestión de documentos de archivo en los programas correspondientes de maestría y doctorado. Antes de establecerse en Canadá, en 1987, fue investigadora y profesora de la Escuela Especial para Archivistas y Bibliotecarios de la Universidad de Roma (1982-1987), y fue Archivista del Estado en los Archivos estatales de Roma (1978-1989).

La profesora Duranti es doctora en Artes y graduada en Archivística por la Universidad de Roma, así como en Archivística, Paleografía y Diplomática por los Archivos Estatales. Recibió el Premio a la Académica del Año de la Asociación de Facultades en 1999 por su desempeño en la enseñanza y la investigación. En 2006 fue honrada con el Premio de Investigación Killam. Por otra parte, la Profesora Duranti es miembro activo de varias asociaciones nacionales e internacionales: ha sido Presidenta de la Sociedad Americana de Archivistas en el periodo 1998-99, ha presidido y participado en varios comités de profesionales, y tiene numerosas publicaciones entre las cuales destaca Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia.

La investigación de la Dra. Duranti se propone encontrar soluciones a temas relacionados con documentos electrónicos de archivo para su aplicación universal, y no para contextos socioculturales y jurídicos específicos. Actualmente es la directora del Proyecto InterPARES, un gran esfuerzo de investigación multinacional e interdisciplinario sobre la preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivos auténticos, financiado por el Consejo de Investigación en Ciencias Sociales y Humanidades del Canadá y por otras instituciones y organismos mundiales.

Objetivos.

Desarrollar el cuerpo de teoría y métodos necesarios para asegurar que los archivos digitales producidos en bases de datos y sistemas de oficina, así como aquellos sistemas dinámicos, experienciales e interactivos puedan ser creados de forma precisa y fiable; mantenidos y preservados en una forma auténtica, ya sea en largo y corto plazo, para el uso de aquellos que lo crearon y a la larga para la sociedad, sin importar la obsolescencia de la tecnología y la fragilidad de los medios

Objeto de la pregunta: Documento de archivo

Un documento de archivo es cualquier documento creado (i.e. creado o recibido y separado para una acción o referencia) por una persona física o moral en el curso de la actividad práctica como instrumento y producto de la misma.
• Documento es la información que se fija a un medio en una forma determinada.
• Información es un mensaje que pretende comunicar a través del tiempo y el espacio
• Datos es la pieza mas pequeña de información con significado
•Un documento de archivo digital es un documento de archivo (i.e. Creado o recibido y separado para una acción o referencia) en formato digital

Características del documento de archivo digital

Un documento de archivo digital debe tener:
• Un contenido estable y una forma fija
•Contextos administrativo y documental, a través de vínculos explícitos a otros documentos dentro o fuera del sistema digital; y
•Cinco personas involucradas en su creación (autor, escritor, originador, destinatario, creador)
• Debe participar o sustentar una acción ya sea procedimental o como parte de la toma de decisiones; y
• Presenta elementos formales, atributos y componentes digitales

Cualidades que queremos proteger

•Fiablidad: La confiabilidad de un documento de archivo como declaración de un hecho. Un documento de archivo es fiable cuando es completo y fue generado conforme a un procedimiento controlado
• Precisión: La exactitud y buen uso del contenido de un documento de archivo depende de la competencia del autor y los controles del proceso a través de los cuales los datos son registrados y transmitidos a través del espacio (i.e. Entre personas, sistemas o aplicaciones) y tiempo (i.e. Cuando se almacenan fuera de linea, o cuando el hardware o software utilizado para procesarlo, comunicarlo o mantenerlo es actualizado o sustituido)
•Autenticidad: La confiabilidad de un documento de archivo como tal. Un documento de archivo auténtico es aquel que no ha sido manipulado o de otra forma modificado. La autenticidad se mantiene al proteger la identidad e integridad del documento. Difiere de:
•Autenticación: un medio para declarar la autenticidad en cierto momento.

El reto de los documentos de archivo digitales

•No existen como entidades físicas, están constiuidas de componentes digitales vinculados (el documento de archivo “manifestado” difiere del documento de archivo “almacenado”)
•Su manifestación original desaparece cuando son salvados: no podemos mantener o preservar documentos de archivo digitales, solo la habilidad de reproducirlos o recrearlos
•La facilidad de la reproducción y manipulación para identificar la versión final, oficial, fiable y precisa es difícil
• La obsolescencia tecnológica hace que los documentos sean inaccesibles en un lapso de tiempo muy corto
•La propiedad intelectual y los derechos de privacidad son difíciles de proteger.

La mayoria de los sistemas que deberían contener documentos de archivo no lo hacen, debido a que a que las entidades que los contienen carecen de forma fija y contenido estable

• En sistemas dinámicos su contenido depende de datos extraídos de una variedad o de otros sistemas que cuales pueden tener instanciaciones variables
•En sistemas experienciales se pretenden incorporar el comportamiento de un sistema de transformación y los efectos de las interacciones subjetivas del usuario
•En sistemas interactivos, cada intervención o entrada de un usuario desde otro sistema causa un ambio de contenido y/o de forma.
Los sistemas que contienen los documentos de archivo, contienen malos documentos de archivo, en principio debido a que carecen de contextos identificables y de relaciones entre ellos mismos y con documentos de archivo que están fuera del sistema.

Principios de InterPARES

•La tecnología no puede determinar la solución para la creación de documentos de archivo digitales fiables y precisos o para su preservación auténtica en el largo plazo: las necesidades organizacionales definen el problema y los principios archivisticos deben establecer el buen uso y adecuación de cada solución técnica.
•Las soluciones para los retos en los documentos de archivo digitales son intrinsicamente dinámicas y específicas a la situaciones culturales, disciplinarias, administrativas y legales.
•La preservación es un proceso continuo que inicia con la creación del documento de archivo
•Debemos ser capaces de asumir la confiabilidad de los documentos de archivo hasta que lo contrario sea establecido.
•Debemos ser capaces de inferir autenticidad sobre la base de las circunstancias de la creación, mantenimiento y preservación de los documentos de archivo

Actividades de investigación de InterPARES

•Identificación de lo que constituye un documento de archivo en cada tipo de sistema y en cada contexto, y qué documento de archivo tiene la fuerza de un original, basados en la teoría diplomática y archivistica y seis mil años de crear y conservar documentos de archivo.
• La definición de lo que es un documento de archivo fiable, preciso y auténtico que está en las artes, la ciencia, la ley y la administración sobre la base de análisis de literatura, encuestas y entrevistas.
•El desarrollo de requisitos para el diseño de sistemas para la creación conservación de sistemas archivo confiables, sobre la base de 42 estudios caso, el modelaje, el análisis diplomático de los resultados.
•Desarrollo de métodos y procedimientos para la creación, mantenimiento, valoración, selección y disposición, así como la preservación de documentos de archivo en el largo plazo, basados en la teoría archivistica, la ley, y los temas relacionados con la cultura organizacional

Productos finales de InterPARES

•Un esquema de principios que guian el desarrollo de políticas para la creación y preservación de documentos de archivo en las organizaciones.
• Lineamientos para crear y mantener los documentos de archivo digitales para individuos y comunidades de práctica.
•Lineamientos para la preservación digital en instituciones archivísticas
•Requisitos de autenticidad para los sistemas de documentos de archivo
•Registro de metadatos para el registro y análisis de esquemas de metadatos.
•Principios y criterios para la adopción de formatos de archivo, envoltorios (wrapper), codificaciones
•Una base de datos de terminología que incluye un glosario, diccionario y ontologías.

Esquema intelectual para el desarrollo de una política. Un Propósito

Establecer una base flexible, consistente y sólida para el desarrollo de políticas, estrategias y estándares
Proporcionar un nucleo de conceptos capaces de balancear las diferentes perspectivas culturales, sociales y jurídicas sobre una variedad de temas, tales como confiabilidad de los documentos de archivo, acceso a la información, privacidad de datos y propiedad intelectual.
Demostrar la necesidad de relación sólida y continuada entre los generadores de documentos de archivo y los preservadores a través del ciclo de vida de los documentos de archivo
Mostrar la naturaleza de tal relación y los caminos a través de los cuales debería desarrollarse

Documento de Archivo: Forma Fija y Contenido Estable

(CI) Las entidades digitales deben tener un contenido estable y una forma documental fija para ser considerados documentos de archivo, para servir como memoria capaces de ser preservados al paso del tiempo.
(P5) Se elaboraran copias auténticas para propósitos de preservación solamente desde los documentos de archivo del creador, esto es desde entidades digitales que tienen un contenido estable y una forma documental fija.

Contenido estable y forma fija

Contenido estable: el hecho que los datos y el mensaje en un documento de archivo sin cambios e inalterables significa que los datos no pueden ser sobreescritos, alterados, borrados o aumentados
Forma fija: su contenido binario es almacenado de tal forma que el mensaje que comunica puede recuperarse con la misma presentación que tenía en la pantalla cuando fue guardado por primera vez (diferente a la presentación digital). Pero, si el mismo contenido puede ser presentado en la pantalla en varias formas diferentes en una serie limitada de posibilidades, entonces podemos tener una vista diferente del mismo documento de archivo almacenado que tiene un contenido estable y una forma fija (presentaciones documentales diferentes, e.g. Datos estadísticos en forma de pastel, o en barras o en una tabla) o varios documentos de archivo manifestados con contenido estable y forma fija derivados del mismo documento de archivo almacenados.
Variabilidad vinculada: Cuando no existe un documento de archivo almacenado sino contenido de datos, forma de datos y composición de datos que están separados y solamente conectados por una pregunta, y los cambios de la forma están limitados y controlados por reglas fijas, de tal forma que la misma pregunta o interacción siempre genera el mismo resultado y tenemos diferentes vistas de diferentes subgrupos de contenido, debido a la intención del autor o a diferentes sistemas operativos aplicaciones

Componentes digitales

(C2) Los procedimientos para la creación de documentos de archivo asegurarán que los componentes digitales de los documentos de archivo pueden ser mantenidos y reensamblados separadamente al paso del tiempo
(P5) Los procedimientos de preservación de documentos de archivo asegurarán que los componentes digitales de los documentos de archivo pueden ser preservados y reensamblados separadamente al paso del tiempo

Elementos, Atributos, Componentes

Elementos Formales. Una parte constitutiva de la forma documento de archivo como se muestra en su fase (intrínseca o extrínseca)- en Moreq 2 llamados componentes intelectuales
Atributos: Las características únicas de los documentos de archivo que demuestran su identidad (expresados en metadatos de identidad e integridad)
Componentes digitales: objetos que contienen uno o más documentos de archivo o que están contenidos en un documento de archivo y requiere una medida específica de preservación.

Requisitos de creación, mantenimiento y preservación

(C3) Los requisitos de creación, mantenimiento y preservación se formularán en términos de los propósitos que los documentos de archivo van a satisfacer, mas que en términos de las tecnologías disponibles o seleccionadas para la creación de y conservación de documentos de archivo.
(P6) Los requisitos de preservación son formulados en términos del propósito o el resultado deseado de la preservación, mas que en términos de las tecnologías disponibles o seleccionadas.

Confiabilidad de los documentos de archivo

(C4) Las políticas, estrategias y estándares para la creación y mantenimiento de los documentos de archivo serán dirigidos a temas de fiabilidad, precisión y autenticidad de forma expresa y separadamente
(P2) Las políticas, estrategias y estándares de los documentos de archivo deben orientar los temas de precisión y autenticidad de los documentos de archivo expresa y separadamente

Sistema confiable para la creación de documentos de archivo

(C5) Un sistema de elaboración de documentos de archivo será usado para generar documentos de archivo que pueden asumirse como confiables y precisos
No hay requisito correspondiente para el preservador diferente al del creador del documento de archivo mismo

Sistemas confiables para la guarda y preservación de documentos de archivo

(C6) Un sistema de guarda de documentos de archivo será usado para mantener documentos de archivo que pueden asumirse como precisos y auténticos
(P22) La Valoración archivistica deberá evaluar la autenticidad de los documentos de archivo
(P12) La descripción archivistica deberá ser usada como una autenticación colectiva de documentos de archivo en un fondo

La preservación inicia en la creación

(C7) Las consideraciones para la preservación serán incorporadas en todas las actividades: en la creación y mantenimiento del documento de archivo, si el creador desea mantener y preservar documentos de archivo digitales mas allá de la necesidad operativa, de la responsabilidad o asunto
(P7) Las consideraciones de preservación estarán incorporadas en todas las actividades en cada fase del ciclo de vida del documento de archivo si su existencia autenticidad continuada va a ser asegurada en el largo plazo

Custodio confiable

(C8) Un custodio confiable debe ser designado como el preservador del generador de los documentos de archivo
(P1) Un preservador de documentos de archivo designado cumple con el papel de custodio confiable

Preservador designado

Custodio confiable
Actúa como un tercero neutral, i.e. Demuestra que no tiene interés o participación en el contenido de los documentos de archivo y ninguna razón para alterarlo bajo su custodia, y que el o ella no permitirán que nadie altere los documentos de archivo ya sea de forma accidental o a propósito.
Está equipado con el conocimiento y habilidades necesarias para cumplir sus responsabilidades, las cuales serán adquiridos a través de la educación formal, y
Establece un sistema de preservación confiable capaz de asegurar que se adquieren y preserven copias precisas y auténticas del generador de los documentos de archivo

Procesos de responsabilidades o asuntos

(C9) Todos los procesos de responsabilidades o asuntos que contribuyen a la creación y/o uso de los documentos de archivo deberán estar documentados explícitamente
(P10) La valoración archivistica identificará y analizará todos los procesos que contribuyan a la creación y/o uso de los documentos de archivo

Derechos de Propiedad Intelectual

(C10) Los derechos de propiedad intelectual de un tercero, adjuntos a los documentos de archivo del generador estarán explícitamente identificados y manejados en los sistemas de creación y guarda
(P8) Los derechos de propiedad de un tercero adjuntos a documentos de archivo del generador estarán explícitamente identificados y manejados en el sistema de preservación

Derechos de Privacidad

(C11) Los derechos de privacidad y obligaciones adjuntas a los documentos de archivo del generador estarán explícitamente identificados y protegidos en los sistemas de creación y guarda
(P9) Los derechos de privacidad y obligaciones adjuntas a los documentos de archivo del generador estarán explícitamente identificadas y protegidas en el sistema de preservación

El compartir documentos de archivo a través de jurisdicciones

(C12) Los procedimientos para compartir documentos de archivo a través de jurisdicciones serán establecidos sobre la base de los requisitos legales bajo los cuales los documentos de archivo son creados.
(P13) Los procedimientos para proporcionar acceso a los documentos de archivo creados en una jurisdicción para usuarios en otras jurisdicciones serán establecido sobre la base del entorno legal en el cual los documentos de archivo fueron creados

Reproducción de documentos de archivo

(C13) Las reproducciones que se hacen a un documento de archivo por el generador en el curso común y ordinario de sus responsabilidades y para sus propósitos y uso, como parte de sus actividades de guarda, tiene los mismos efectos de su primera manifestación y cada una será considerada en cierto tiempo el documento de archivo del generador.
(P3) Las reproducciones de un documento de archivo del creador que se hacen con propósitos de preservación por el custodio confiable son copias auténticas del documento de archivo del generador

Por qué una Tercera Fase

●Un estudio de efectividad de la experiencias en talleres y seminarios para incrementar las habilidades de los archivistas en la preservación digital y su capacidad para implementar estas habilidades en sus archivos ha demostrado que muy pocos participantes fueron capaces de instrumentar las habilidades una vez que regresaron a sus ambientes de trabajo (Duff, Wendy M., Amy Marshall, Carrie Limkilde, and Marlene van Bllegooie. “Educación sobre Preservación Digital: Educando o estableciendo enlaces?” (Digital Preservation Education: Educating or networking. The American Archivist 69, 1(2006): 188-212. En el contexto de ERPANET .
●La retroalimentación sobre los hallazgos de las dos fases de InterPARES a partir de los archivistas que trabajan en instituciones más pequeñas que los archivos nacionales han demostrado en forma consistente su preocupación sobre una tendencia a la baja capacidad y su relevancia para organizaciones medianas y pequeñas

Meta de InterPARES 3

Permitir a organizaciones archivisticas y programas (unidades trámite dentro las organizaciones que crean documentos de archivo) pequeñas y medianas que son responsables de documentos de archivo resultado de actividades de gobierno, negocios, investigación, arte y entretenimiento, sociales o comunitarias, preservar en el largo plazo documentos auténticos que satisfacen los requerimientos de sus interesados y las necesidades de la sociedad para el registro de su pasado

Objetivos

1. Promover un ambiente de apoyo a la meta de investigación demostrando al personal responsable de regulación y auditoría; a tomadores de decisión que deben implantar requisitos de preservación para archivos digitales cualquier actividad que regulan, auditan o controlan.
2. Colaborar con organizaciones y programas de archivo de tamaño mediano en el desarrollo de políticas, estrategias, procedimientos y/o planes de acción para la preservación de materiales digitales que esperan adquirir o han recibido, utilizando las recomendaciones y productos de proyectos de investigación de vanguardia.
3. Valorar la aplicabilidad de las recomendaciones de tales proyectos acerca de la generación y guarda confiable en organizaciones o programas archivisticos de tamaño mediano o pequeño seleccionados como bancos de prueba (estudios casos) y en particular la validez de los enunciados of InterPARES acerca de la relación entre preservadores y los creadores de archivos
4. Valorar la aplicabilidad de estos proyectos para soluciones de preservación en casos concretos identificados por bancos de prueba como una necesidad de atención inmediata, sea cuando los archivos en estudio están en su custodia o cuando éstos aún se encuentran con el creador
5. Refinar y más adelante elaborar la teoría y métodos, conceptos y principios desarrollados por estos proyectos de investigación sobre la base de los resultados de las actividades arriba señaladas
6. Establecer cuándo esa teoría y métodos, conceptos, principios aplican a través de jurisdicciones, sin importar el ambiente legal/administrativo, social y cultural y; en el caso que no apliquen, identificar el por qué, y determinar las medidas necesarias para asegurar la preservación de archivos digitales. Asesorar a organizaciones o programas archivisticos medianos y pequeños en el tratamiento temas legales que se han identificado por proyectos de investigación relevantes como obstáculos para la preservación digital en el largo plazo y temas adicionales que pudieran ser específicos para las organizaciones y programas archvisticos
7. Formular modelos que relacionen la selección de métodos y objetos de preservación con las consecuencias éticas de cada selección para los individuos y la sociedad, en general y específicamente.
8 . Crear modelos de evaluación capaces de medir el éxito de las soluciones de preservación que han sido propuestas e implementadas.
9. Desarrollar modelos de costos de preservación para varios tipos de organizaciones y programas de archivos. Desarrollar materiales educativos que: a) faciliten al personal de organizaciones y programas de archivos pequeños planear y llevar a cabo la preservación digital; b) apoyar a asociaciones de profesionales en la promoción del desarrollo de la carrera de sus miembros, y c) proporcionar programas universitarios con contenido y estructura para cursos universitarios sobre preservación digital; e identificar métodos efectivos de transmisión
10. Asegurar la transferencia del cuerpo de conocimiento generado por esta investigación-incluyendo ejemplos actuales y relatos de éxito- para interesados, locales, nacionales e internacionales.
11. Establecer una sólida red internacional de investigación y educación sobre la preservación digital que esté profundamente enraizada en las diversas comunidades a las que sirven cada uno de sus socios y que integre el trabajo académico con la actividad social y comunitaria

Productos esperados

1. Políticas, estrategias y procedimientos para organizaciones y programas de archivo medianos y pequeños y lineamientos para los creadores de archivos los cuales caen dentro de su responsabilidad.
2. Planes de acción para estudios caso que se llevan a cabo en el transcurso del proyecto.
3. Análisis de validez, aplicabilidad, adaptabilidad de planes de acción desarrollados en los casos específicos estudiados para diferentes organizaciones, contextos o países.
4. Comparación entre los planes de acción desarrollados para la preservación de documentos de archivo en diferentes etapad del ciclo de vida (i.e. Planeación, creación, uso, mantenimiento, modificación y preservación).
5. Criterios para determinar “materiales en mayor riesgo” - como un listado de edad (fecha de creación, fecha del últim acceso), transportador físico, sistema operativo, software usado, equipo requerido y su disponiblidad, etc.)
6. Lineamientos para abordar requisitos de preservación digital que aplican a tipos específicos de documentos de archivo, pero no a otros materiales.
7. Modelos de evaluación para valorr el grado de éxito, si lo hay, de la acción de preservación seleccionada.
8. Modelos de costo-beneficio de varios tipos de organizaciones o programas de archivo y para varios tipos de documentos de archivo y/o sistemas.
9. Modelos éticos que identifiquen y hagan explícitas las consecuencias para individuos y sociedad de los tipos de medidas de preservación o falta de estas.
10. Un sitio web dedicado a proporcionar a organizaciones y programas de archivo medianas y pequeñas alrededor del mundo conocimiento de buenas prácticas, desarrolladas y compartidas internacionalmente, ejemplos concretos de modelos de implementación de costos de preservación existosos, de programas de evaluación, de conductas éticas de preservación, etc.
11. Un cuerpo refinado de conocimiento teórico y práctico sobre la preservación digital, comunicada en conferencias, simposia, y publicaciones.
12. Módulos de capacitación para organizaciones o programas de archivo, asociaciones de profesionales y programas universitarios; módulos para no archivistas, tales como: profesionales de tecnologías de la información, administradores de recursos humanos y financieros, abogados, comunidades de práctica, público en general, así como las estrategias para transmitirlos.
13. Libros blancos dirigidos para cuerpos clave de regulación, auditoría, y desarrolladores de políticas, abogando por la necesidad vital de adentrarse en preservación digital planificada en los requisitos que expiden para las actividades que regulan, auditan y controlan.

Metodología (general)

Investigación de acción: un grupo disciplinado, materiales prácticos que involucran diálogo colaborativo, toma de decisiones participativa, deliberación democrática inclusiva y la máxima participación y representación de todos los participantes relevantes
La investigación se hace práctica, reflexiva, de acción pragmática-dirigida hacia la solución del problema en el mundo.
Los sujetos de investigación se hacen coparticipantes e interesados en el proceso de cuestionamiento o planteamiento de problemas.
Los interesados y los investigadores de acción crean conocimiento que es pragmáticamente útil. En el proceso, conjuntamente definen los objetivos de la investigación y los objetivos políticos, juntos construyen las preguntas de investigación, el acervo de conocimiento, la mejora habilidades de investigación compartidas y modos de interpretación y pruebas de representación que implementan estrategias específicas para un cambio social
Para nuestros propósitos, podemos incluir bajo el paraguas de la investigación de acción dos métodos distintos de investigación: investigación de desarrollo de sistema y etnografia.

•Desarrollo de un prototipo de método de investigación: una aproximación de prototipo centrado en el usuario que permita la exploración de la interacción entre la teoría y la práctica, anticipando a la práctica, mientras también se ofrecen nuevos hallazgos en los conceptos teóricos.
• El desarrollo de un sistema en un contexto de investigación puede servir como prueba al demostrar la teoría subyacente , mientras que se produce una herramienta que puede formar la base de la investigación en curso y su expansión.
•Este método comprende tres etapas que se repiten – construcción de concepto (el cual ya hemos desarrollado), construcción del sistema y evaluación del sistema
•Todas las etapas del desarrollo del sistema deben reflejar este enfoque sobre el concepto de que el sistema es para ilustrar.
•Etnografia: una forma de investigación sistemática caracterizada por la posición del investigador respecto del fenómeno en estudio.
•Los investigadores se colocan dentro del ambiente archivistico para conseguir la perspectiva cultural de los responsables de los documentos de archivo. Los creadores de los documentos de archivo, sus usuarios y los archivistas forman la comunidad de práctica -el ambiente archivistico- a través del cual la interacción social crea el significado y define los valores (un experto en cultura organizaciónal deberá ser parte del equipo de investigación)
•El proceso de investigación etnográfica incluye la observación del medio ambiente con descripción detallada, las entrevistas extensas, y el análisis de los documentos producidos o acumulados en las dos primeras actividades.
•En conclusión, las metas de la investigación en acción son: 1) la generación de nuevo conocimiento, 2) el logro de resultados orientados a la acción, 3) la educación de los investigadores y los participantes, 4) resultados relevantes para el entorno local y 5) una metodología de investigación sólida y apropiada.
• Es un modo de investigación colaborativa, reflexiva, experiencial, rigurosa, interpretativa y participativa que involucra:
•El compromiso activo de los individuos tradicionalmente conocidos como sujetos como participantes y colaboradores en la iniciativa de investigación.
•La integración de resultados prácticos
•Una serie de pasos, cada uno de los cuales incluye planificación, acción y evaluación.
• Se enfoca en dos tareas: producir el conocimiento que será directamente útil a un grupo de personas; esclarece y empodera a los miembros del grupo, motivándolos a asumir y usar la información reunida durante la investigación

Equipo internacional de InterPARES

Equipos: TEAM (Elaboración Teórica sobre Administración Archivística) Canadá, Holanda y Bégica; Italia; Brasil; Africa; Corea; China; Irlanda e Inglaterra; Noruega; Suecia; Singpur y Malasia; EUA; México
Directora: Luciana Duranti
Oficinas: Universidad de Columbia Británica. Escuela de Ciencias de la Biblioteconomía, Archivística e Información (oficina proporcionadas por la Universidad)
Personal: Coordinador del proyecto, coordinador tecnológico, asistente administrativo (salarios pagados por SSHRC: la dirección y adminsitración del proyecto es un gasto Canadiense incluido en el TEAM Canadá como parte de una solicitud de subvención
Reuniones: Una vez al año, cada vez auspiciado por un país diferente
Simposios: Una vez al año, cada vez auspiciado por un país diferente
Trabajo en red. Un sitio Web con un área pública común y una área restringida que incluye espacios compartidos y limitados, listas, bases de datos, documentos de investigación, etc.

Socios

Los socios del proyecto de investigación definen conjuntamente las actividades así como las formas de participación bajo las cuales cada investigador y equipo de investigadores desarrollará esas actividades. Los socios continuarán el desarrollo y refinarán las actividades de investigación y, además, fortalecerá la alianza original, y también reclutará nuevos socios durante el período del proyecto

Composición de cada TEAM

•Director, investigador principal
• Coparticipantes (investigadores profesionales y académicos)
•Socios de bancos de prueba. (Organizaciones que son centro y sujeto de la investigación y principales partes interesadas)
•Socios de recursos (organizaciones que tienen una habilidad en cierta parte del contenido de la investigación y que lo comparten, proporcionando aportaciones y retroalimentación- pueden ser de cada TEAM de país o extranjero)
•Colaboradores (individuos que tienen una habilidad en varias partes de la investigación y que serán llamados para contribuir para el proyecto)
• Asistentes de investigación graduados

Principales Actividades

•Un componente de investigación (proyectos de corto y largo plazo, investigación de acción, etc.) •Un componente de educación y capacitación (en el contexto de los proyectos de investigación, aprendizaje, actividades acreditadas como parte de un curso, etc); y
•Un componente de movilización del conocimiento (talleres, seminarios, coloquios, manuales de políticas y otras publicaciones, conferencias, etc). que cumpla con las necesidades de los académicos y de la comunicad

TEAM Canada investigación propuesta

Título:
Elaboración teórica en administración archivística (por sus siglas en inglés TEAM): Canada
Subtítulo
Implementación de la teoría de preservación de documentos de archivo en sistemas electrónicos en organizaciones y programas archivisticos medianos y pequeños.

Metas, Objetivos, Productos y Métodos

•Los mismos que fueron expresados para el proyecto en su conjunto en la propuesta y específicamente por el Equipo Internacional (directores de cada TEAM)
•Inspirados por los principios fundamentales de InterPARES
•inter/multi/transdisciplinariedad
•Transferabilidad
•Investigación abierta
•Diseño multi-método
•Ambiente de conocimiento estratificado

Metodología

•Establecimiento del contexto y ciclo de la investigación. Inicialmente cada socio de banco de pruebas identificará un cuerpo de material digital para el cual se desarrollará el plan de preservación, esté o no en custodia del interesado. Este es el contexto de resolución de problemas con teoría y el desarrollo de teoría a través de la resolución problemas.
•Recolección de datos. Los datos serán recopilados acerca del contexto y las limitaciones de cada estudio caso y el cuerpo específico de material, sus formas documentales, restricciones tecnológicas, significado funcional o cultural, etc.

•Primeras iteraciones (repeticiones): Prueba de diferentes soluciones en diferentes contextos. Todos (coparticipantes y colaboradores), socios (i.e. Bancos de prueba y recursos) reflexionarán en esos datos y colectivamente articularán diferentes soluciones posibles de las cuales un plan de acción individual emergerá y será probado. Este plan de acción incluirá estrategia, protocolos, requisitos funcionales, procedimientos y resultados esperados. El plan será implementado y probado y los resultados de la prueba incluirán ejecución para evaluación de este plan contra los puntos de referencia y lineas de base establecidas en la investigación existente.
•Comparación de las primeras iteraciones (repeticiones). Los resultados de la prueba serán compartidas entre todos los investigadores y analizadas. Una evaluación de estos resultadod nos permitirá entonces reflecionar sobre esta acción y refinar nuestros respectivos planes de acción

•Segunda iteración (repetición): Refinación de soluciones para contextos particulares. Después de esta evaluación, el proceso iniciará otro ciclo. Esta segunda iteración explicará las anomalias en los resultados de la prueba y se beneficiará del entendimiento obtenido a través de la comparación de contextos. Al hacerlo, se refinarán nuestros planes y las medidas de ejecución. La segunda iteración continuará con pequeñas repeticiones hasta que el plan de acción definitivo es acordado por cada contexto, implementado y probado otra vez.

Comparaciones de las segundas iteraciones. Los datos serán comparados entre la cohortes – las organizaciones asociadas del mismo tipo (e.g. Archivos municipales, archivos universitarios, archivos de comuidades)- para establecer cuales son los factores críticos que determinen la solución más apropiada para estos contextos y si estos están vinculados a formas documentales, tecnologías, cultura organizacional o funcional, u otros elementos ambientales. Esta comparación nos permitirá hacer declaraciones de tipo general. Además, una vez al año, los resultados serán comparados con los resultados de investigaciones que se llevan a cabo en otros países. Esta comparación de resultados no quedarán en el vacío pues todos los socios internacionales compartirán el mismo sitio web y mantendrán comunicación en curso

Reflexión, análisis y síntesis. A través de la investigación, los coparticipantes y colaboradores reflexionarán en cuestiones y procesos y harán explícitos sus supuestos y tendencias, de ese modo dando lugar a consideraciones teóricad. Este conocimiento de erudición reflexiva y comprometida, ofrecerá a los coparticipantes una oportunidad para atar el discurso crítico con los procesos críticos de la misión. Así, mientras el proyecto iniciará con practica de información sobre la teoría, conforme avanza, la práctica refinará a la teoría en un ciclo transformativo

Bancos de prueba. TEAM Canadá

•Archivos de la Asociación Médica de la Columbia Británica
•Archivos de la Galería de Art Belkin
•Archivos de la ciudad de Vancouver
•Archivos de la ciudad Victoria
•Archivos de la Corporación de Seguros de la Columbia Británica
•Archivos del Museo de Antropología
•Archivos del Museo de Vancouver del Norte
•Archivos de la Universidad Simon Fraser
•Archivos de la Sociedad Alma Mater de la Universidad de la Columbia Británica
•Archivos de la Universidad de Columbia Británica
•Archivos de la Universidad de Victoria

Socios de Recursos. TEAM Canadá

•Asociación Archivistica de la Columbia Británica (AABC)
•Asociación de Archivistas Canadienses (ACA)
•Rama de la Corporación de Adminsitración de la Información de Columbia Británica
•Instituto de Conservación Canadiense
•Consejo Canadiense de Archivos
•Alianza de infestiación DOCAM (Fundación Langlois
•Documentos electrónicos de archivo (ERA) Archivos Nacionales de Estados Unidos
•Centro de Aprendizaje, Irving K. Barber UBC
•Bibliotecas y Archivos de Canadá
•Museo Royal de la Columbia Británica
•Centro de la Supercomputadora de San Digo

Ejemplos de Estudios Caso

•Ciudad de Vancouver: ERDMS Examen e implementación.
•Ciudad de Victoria: Permisos de construcción digitalizados y creados digitalmente
•Proyecto Universitario Colaborativo (UBC, Uvic, SFU): correo electrónico administración, preservación y acceso.
•ICBC: manual de seguro en linea y correo electrónico asociado
•ICBC.
• Sociedad Alma Mater UBC: Preservación y acceso del sitio web

REUNIONES

•Comité directivo: 4 veces al año (dos en conjunto con la reunión del TEAM Canadá completo)
•TEAM Canadá completo (taller plenario de investigación) 2 veces al año
•Socios Internacionales: Una vez al año
•Comité de diseminación: dos veces al año durante los talleres plenarios de investigación

Cronologia

•Julio 1o. 2007 Seremos informados si el proyecto recibirá fondos.
•Agosto 31 2007 Todos los TEAMS estarán en su lugar
• Septiembre 1o. Si hay fondos, esta es la fecha de inicio
•Octubre 2007- Primera Reunión del Team Internacional en Roma, Italia
•Noviembre 2007 Iniciamos los estudios caso
•Mayo 2012 Terminación del proyecto

Socios internacionales carta de confirmación

•Una Declaración de que el socio (el director de un TEAM nacional o internacional) ha leído la descripción del proyecto y está de acuerdo con el papel y el nivel de participación
•Una declaración de que el socio está dispuesto y puede llevar a cabo las actividades descritas en la propuesta
•Una declaración que confirma que las contribuciones financieras y no financieras (cada contribución de un socio internacional consiste en ser anfitrión de una reunión o un simposio a lo largo de cinco años y de apoyar la participación del director a la reunión anual y posiblemente al simposio)

Software de código abierto para archivos

Publicado por Paco Fernández Cuesta. (archivista.wordpress.com)

Primer día laborable y primera entrada del año. Aunque la cabeza está todavía en el letargo postnavideño, quería anotar -antes de que caigan en el olvido- algunas cosas sobre las que volver, quizás, en días más lúcidos.

Hace unos cuantos días, Mark A. Matienzo publicaba en su blog The Secret Mirror (Matienzo es también el responsable de ArchivesBlogs) un breve análisis de los tres principales proyectos de software de código abierto para archivos que se están desarrollando en la actualidad, bajo el título “The State of Open Source Archival Management Software“. Dichos proyectos son:

• En primer lugar, Archivists’ Toolkit, que es el proyecto más antiguo y, en mi opinión, el que parece más importante (o ambicioso). En él colaboran las Universidades de California-San Diego (UCSD) y Nueva York (NYU), y el consorcio educativo Five Colleges, Inc. Lástima que Matienzo haya escrito su entrada antes del lanzamiento de su versión 1.0, que tanta (en lo que a la archiblogosfera se refiere) repercusión ha tenido: tanto The Ten Thousand Year Blog como The Lone Arrangers lo anunciaban el pasado 18 de diciembre; poco más tarde, leíamos la noticia en español; poshlost.net se congratulaba porque la Navidad llegaba antes para los archiveros; y NeoArch reproducía algunas de las características principales de la aplicación.

• Archon, de la Universidad de Illinois, lleva disponible más tiempo, y ha habido algún que otro comentario sobre él en la lista Iwetel. En uno de los mensajes (22/09/2006) se indicaba que “trabaja con MARC EAD, esta desarrollado en PHP y sobre motores MYSQL y Sql Server, y aunque esta en ingles es muy facil de instalar y de usar”, y en otros se apuntaba a que su licencia es bastante restrictiva (instituciones públicas y sin ánimo de lucro).

• Por último, Matienzo habla de ICA-AtoM, del que ya hemos tratado anteriormente.

Los dos primeros se acercan más a lo que podría ser un sistema de gestión de archivos, aunque me parece que están enfocados principalmente a la descripción y difusión, dejando a un lado otros aspectos de la gestión interna de una institución archivística (digo esto tras haber echado sólo un vistazo, así que perdón si meto la pata…). Las pretensiones de ICA-AtoM son, en cambio, más específicas, ya que está destinado a la descripción de los niveles superiores de múltiples fondos/colecciones de diversos archivos, centralizando su acceso a través de un único portal.

Quizás el tema requiera mayor tratamiento por mi parte -así como un buen rato de navegación y lectura pausada-; de momento, ya he descargado el Archivists’ Toolkit y, si puedo (y me entero de algo), actualizaré esta entrada con mis impresiones.

Para terminar, lanzo al aire un par de preguntas: ¿existen en Europa proyectos de este tipo? ¿Por qué nuestras instituciones públicas no adoptan esta filosofía de cara a proyectos similares?

Actualización (19 de enero de 2007): NeoArch opina favorablemente sobre Archon y anuncia el próximo lanzamiento de la versión 1.10. Y en Alone in the archives hacen lo propio con Archivists’ Toolkit, donde señalan que “it requires loading MySQL”, por lo que me estoy pensando lo de instalarlo… Mucho lío para echarlo un simple vistazo ¿no?

Fuente: http://archivista.wordpress.com/2007/01/02/software-de-codigo-abierto-para-archivos/

Las leyes y los archivos

En una época tan vertiginosa en los cambios tecnológicos, nuestra manera de mantener la debida preservación documental acompañada de los nuevos soportes que se encuentran disponibles en el mercado, así como de los tradicionales materiales de los que difícilmente podremos desprendernos, nos señala que la legislación en materia archivística es parte fundamental de un engranaje complejo y vastísimo de la que está sujeta toda la producción de los documentos.

Las leyes en materia de archivos nos conducen necesariamente al establecimiento del rigor y de la disciplina que exige la archivonomía y que en muchas de las ocasiones difícilmente se lleva a cabo en las instituciones gubernamentales de nuestro país. ¿Cómo resarcir todo este atraso que padecen?, la respuesta se encuentra en un serio análisis y monitoreo de cada dependencia; entre otras cosas, la transparencia y la difusión mediante un orden equilibrado de las leyes de cada estado y de las normas internacionales sobre archivos para su tratamiento en particular de los documentos. Los retos aún son grandes, las dependencias encargadas del resguardo de los acervos, como el Archivo General de la Nación (AGN), debería contemplar un activismo más dinámico en cada institución y con cada estado de la República y para ese propósito se tienen necesariamente que destrabar los candados en materia legislativa y jurídica que la asedian, esto es, darle un campo más operativo y autónomo para satisfacer las múltiples tareas que se necesitan urgentemente. Por otra parte, el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental (IFAI), debe anexar a su ley, las sanciones correspondientes cuando las dependencias no cumplan con transparentar la información solicitada, como la amonestación, la sanción económica, la destitución del cargo y de las funciones públicas del funcionario encargado de dar cuenta de lo que se le ha solicitado en tiempo y forma, entre otras alternativas, sin que se tenga que simular de un lado y del otro la supuesta transparentación de los resultados. Hay mucho por hacer, comencemos pues.

Administrator
Edgar Espinosa Osorio
(Zeetoba)

Preservación Digital

Publicado por F J Valentín Ruiz (saaabcd.blogspot.com)
¿Qué sentido tiene?. Hemos de saber que los soportes no son perdurables. Es más, se invente el soporte que se invente, este se degradará más tarde o más temprano. Y esto no lo digo yo, hay un principio físico que lo corrobora (el tercer principio de la termodinámica), todos los sistemas tienden a un estado de máximo desorden: el esfuerzo necesario para tener organizada una baraja de cartas por palos y por números se puede echar al traste en un instante si estas caen al suelo.
Hemos de tener en cuenta esto, no todo puede guardarse. El refrescado de datos (pasar el patrimonio digital a soportes nuevos) tendrá un límite. Hoy no tenemos este problema porque la mayoría de los soportes actuales no han caducado, pero en un futuro el problema será doble, habrá que pasar la información antigua a soportes nuevos y tendremos que conservar los documentos que se creen. Pero este esfuerzo no podrá mantenerse pues se irán acumulando los datos por refrescar. Igual que no podemos conservar indefinidamente los primeros textos escritos, no podremos mantener indefinidamente todos los documentos electrónicos.
Por ello es tan importante que nos concienciemos de que la información no es perdurable en su soporte original y que es necesario una selección apropiada y conservar la esencia de los documentos y no todos ellos completos.

Fuente: http://saaabcd.blogspot.com/2006/11/preservacin-digital.html

Archivando

Publicado por F J Valentín Ruiz (saaabcd.blogspot.com)

"Los archiveros y gestores de documentos del primer periodo informático (desde los cincuenta a los setenta), para hacer su trabajo se basaban, en gran medida, en la conversión de datos informáticos a documentación en papel. La metodología de gestión de documentos predominante en la época era generar documentos impresos de archivos de ordenador – los llamados “volcados de información”–, en función de la valoración de la información contenida en los ficheros informáticos. Esto era posible debido a las funcionalidades de las aplicaciones software que, en esencia, replicaban de forma automatizada los procedimientos manuales. En este contexto, las metodologías diseñadas para los sistemas de gestión de documentos y archivos papel aún tenían relevancia"- Esto claro en la mínima parte de los archivos que por entonces trabajaban con ordenadores. Me parece que esto se tendría que tomar más bien como anécdotas aisladas y no como una generalización a todo un período.Definiendo registro electrónico.- Por más que leo la definición me es imposible entender con la claridad que me gustaría el concepto. Para definir registro, en varias ocasiones vuelve a utilizar la propia palabra cuando creo que se está refiriendo a documento; por ejemplo: "los archiveros están intentando construir un modelo conceptual de registro que incluya los detalles suficientes para permitir la descripción y la identificación de un registro incluso aunque no podamos verlo o representarlo de forma precisa y completa como un objeto físico" y "El objetivo último es definir un registro con una precisión tal que permita informar a los diseñadores de sistemas cuándo se crea un registro y qué tipo de información necesita ser capturada".- En cuanto a las dos características de los registros diré que me parecen un tanto ambigüas y que no soy capaz de hallar una clara diferencia entre ellas:1.Los registros reflejan procesos comerciales o actividades individuales.2.Los registros proporcionan evidencia de estas transaccciones."El continuum es un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros”, que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”- No necesariamente debe ser incompatible con la definición de ciclo de vida puesto que aunque se vigile de alguna manera el proceso de los documentos desde su creación incluyendo el proceso que siguen, siempre seguirán existiendo documentos activos e inactivos. Además los gestores que eran necesarios hasta ahora lo siguen siendo pero se añade una figura encargada de estudiar y gestionar ese proceso que sigue el documento.Valorando el registro electrónico- Dejar de lado el análisis del contenido para pasar directamente a un estudio funcional puede ser útil en algunos casos, pero qué será de las personas que en un futuro quieran estudiar la historia actual, cómo accederán al contenido de esos documentos.Describiendo el registro electrónico.- Es un tema controvertido. Las comparaciones son odiosas y no se pueden comparar los metadatos utilizados para bibliotecas (con unas categorías documentales muy específicas), con los que se deben utilizar para los archivos cuya tipología es enorme."El citado proyecto de la Universidad de Pittsburgh estableció un conjunto de requerimientos funcionales para la gestión de registros distribuidos en tres niveles: el nivel de organización, el nivel de sistema de gestión de registros y el nivel de registro. En cada uno de estos niveles se establecieron cinco categorías (organización consciente, sistema de recordkeeping fiable, registros capturados, registros mantenidos y registros disponibles); y, dentro de estas categorías, veinte requerimientos "identificados en la sociedad, por la ley, las normas y las mejores prácticas, como propiedades fundamentales de los registros evidenciales"- Me gustaría que nos explicara esto más detenidamente y de una forma más clara, si puede ser, un sistema de gestión de registros.Me preocupa en gran medida el tema de la dependencia del software, y los problemas que tendremos en un futuro para acceder a archivos creados hoy.Manejo de archivos.
Este artículo pone de manifiesto una preocupación que todos tenemos y una sensación de falta de algo material cuando hablamos de documentos y archivos electrónicos. Tenemos claro las pautas a seguir para organizar archivos y qué es lo que tenmos que hacer con los documentos en papel, pero las cosas no están tan claras con los documentos electrónicos pero quizá es por su carácter de intangibles por el que nos crean esa sensación de inseguridad, difícilmente solventable si no poniendo remedio a la pérdida irremisible a la que se enfrentan muchos de estos documentos.
http://saaabcd.blogspot.com/2006/10/artculos-para-comentar.html

"Documentar a lo Magritte"

Alejandro Delgado Gómez

Walter Benjamin, en su texto “La obra de arte en la época de la reproducibilidad técnica” argumentaba que el original ha sido desplazado por su copia. En fecha reciente, Eric Ketelaar, en “Writing on Archiving Machines”, ha retomado la idea de Benjamin, para discutirla, a partir del hecho ampliamente reconocido de que en el entorno digital no existen originales, sólo copias, y éstas no desplazan a aquél, sino que más bien lo construyen constantemente, cada vez que se las invoca.
Esto me recuerda las célebres pinturas de René Magritte “La traición de las imágenes” y “Los dos misterios”, reutilizadas por Michel Foucault para escribir su magistral “Esto no es una pipa”. Si recuerdan las pinturas de Magritte, las imágenes de las pipas y la palabra “pipa” se desmienten unas a otras, y a sí mismas, sugiriendo la ambigüedad de la representación de la realidad.

Algo similar sucede en el precario mundo de los documentos digitales, que desplazan, construyen, re-construyen un original que, al estilo de Kafka, nunca ha existido. Por no salir del ámbito de la obra de Magritte, me pregunto si sería aplicable a los documentos digitales la metáfora de su pintura “La condición humana”, en la que la realidad y su representación pictórica se complementan, hasta constituir el todo de la imagen. A mi juicio, es un interesante tema de discusión: dónde empieza y dónde termina el original en un mundo digital, dónde la copia, dónde la realidad y la representación, y qué lugar ocupamos nosotros en este infinito juego de espejos que reflejan un cuerpo que jamás estuvo allí.

http://www.tainoti.es/index.php?option=com_mamblog&Itemid=40&task=show&action=view&id=113&Itemid=40

Normalización: ISO 15489

M A G Moreno
El conjunto de Normas ISO 15489 pueden considerarse como una guía para la gestión de documentos de archivo de una organización, independientemente del soporte en el que se encuentren.Entre sus objetivos destacan:
La definición de buenas prácticas internacionales respecto a la gestión de documentos de archivos
Normalización de la forma de crear y utilizar metadatos como datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos, así como la explicación de los principios que los rigen.
Tiene como finalidad definir los requisitos mínimos de los SGED, del software implicado, de los modelos de metadatos y de las políticas de diseño de este tipo de sistemas.Las jornadas del grupo de trabajo de AENOR celebradas en 2004 nos dejaron varias presentaciones de interés (destacadas: "Relación y diferencias entre Moreq e ISO 15489" y "La integración de la norma ISO 15489 en el sistema de información")

http://magmoreno.blogspot.com/2006/11/normalizacin-iso-15489.html

Digitalización: http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/

Una perspectiva sobre valoración

Publicado por Joel Blanco (valorarchivos.blogspot.com)

Se puede decir que la ordenación y descripción de fondos documentales y colecciones particulares es el área dentro de la archivística que más se discute. ¿Cómo implementar la ISAD(G) a la descripción de documentos? ¿Cómo organizar y describir los fondos documentales de manera que podamos ofrecerle al usuario las herramientas necesarias para llevar a cabo su investigación? Sin embargo, el archivero no lleva a cabo el proceso de organización y descripción sin antes haber llevado a cabo un proceso más importante: la valoración. Es un hecho que no podemos preservar todo (en Estados Unidos menos del 5% de toda la documentación del gobierno federal es preservada). Y esto también queda demostrado con el crecimiento constante de documentos electrónicos. Por lo tanto, como archiveros tenemos la responsabilidad, y yo diría también el poder, de seleccionar qué debe ser considerado de valor histórico. Pero, ¿qué criterios se utilizan para tomar esa decisión? ¿Cómo definimos el concepto de ‘valor histórico’?
No existe una fórmula específica que podamos utilizar para llevar a cabo el proceso de valoración. Sin embargo, desde principios del siglo 20 se ha ido desarrollando la discusión al respecto, siendo dos de los protagonistas el archivero británico Hillary Jenkinson y T.R. Shellenberg, del Archivo Nacional de Estados Unidos. Mientras Jenkinson argumentaba que la selección de documentos para ser preservados era responsabilidad del creador del documento y no del archivero, Shellenberg defendía el argumento de que es el archivero quién tiene la responsabilidad de hacer la selección una vez el documento cumple con las funciones por las cuales fue creado. (Boles, 2005: 11-18).
Las ideas sobre valoración presentadas por Shellenberg están basadas en el concepto del ciclo de vida de los documentos, el cual implica que los documentos tienen un principio (creación) y un fin (descarte o preservación). Sin embargo, este concepto ha sido disputado, especialmente por archiveros de Australia, con el concepto de records continuum. A diferencia del ciclo de vida de los documentos, en el cual el archivero toma decisiones de preservar o descartar al final del ciclo de vida, en records continuum el archivero y el administrador de documentos participan de una manera más activa inclusive antes de que los documentos son creados. (Cox, 2004: 156) Este concepto ha sido desarrollado en parte a consecuencia de la creación e implementación de sistemas de información para manejar documentos electrónicos, content manager.
Entre las estrategias para llevar a cabo valoración, uno de las más recientes es la estrategia de documentación (documentation strategy). Uno de los mayores elementos de esta estrategia es que para lograr desarrollar políticas efectivas para la selección de documentos de valor histórico, es esencial la participación activa no sólo del archivero, sino que también del creador de los documentos (sea un individuo, organización o institución), y usuarios entre otros. (Hackman and Warnow-Blewett, 1987: p. 14). Este proceso requiere que el archivero no solo analice los documentos en sí, sino que también tome en consideración la función de los documentos dentro del contorno en el que fueron creados, viendo la serie de documentos como parte de un todo. Quienes critican esta estrategia, indican que la misma no es práctica debido a las limitaciones que tienen los archiveros en términos de tiempo y recursos. Inclusive, uno de sus críticos, Ferry Abraham, argumenta que aún no existe un proyecto desarrollado y llevado a cabo por archiveros que demuestre que es posible utilizar la estrategia de la documentación exitosamente (Abraham, 1995).
Se puede decir que las críticas son válidas. Sin embargo, la estrategia de documentación debe ser puesta a prueba en el manejo de documentos electrónicos, y no tengo conocimiento que esto se ha llevado a cabo. Como mencione anteriormente, para lograr los mejores procedimientos de manejo de documentos electrónicos es importante que el archivero o el administrador de documentos contribuyan al desarrollo de políticas e implementación de un sistema de manejo de documentos electrónicos. Y esto a su vez requiere la participación de expertos en sistemas de información, así como creadores y usuarios de los documentos.
Existen otras estrategias de valoración, las cuales explicaré en otros escritos. Sin embargo, quiero concluir comentando acerca del valor de documentos como evidencia, y cómo esto influye a la decisión final de qué preservar. Y para esto cito las palabras de Richard J. Cox.
“El rol del archivero no es reformar la sociedad, sino identificar y preservar la evidencia creada por sus instituciones y habitantes… Los archiveros pueden reconsiderar su responsabilidad como protectores de la evidencia que se encuentra en los documentos sirviendo a sus creadores mientras también se aseguran que los creadores de los documentos respondan por sus actos ante la sociedad.” (Cox, 2000: 111)
Fuentes recomendadas
Frank Boles, Selecting & Appraising: Archives & Manuscripts (Chicago: The Society of American Archivists, 2005)
Richard J. Cox, Closing an Era : Historical Perspectives on Modern Archives & Records Management. Chapter 5. (Westport, Conn.: Greenwood Press, 2000)
Richard J. Cox, No Innocent Deposits: Forming Archives by Rethinking Appraisal (Oxford: Scarecrow Press, 2004)
Larry J. Hackman and Joan Warnow-Blewett, “The Documentation Strategy Process: A Model and a Case Study,” American Archivist 50 (Winter 1987)
Terry Abraham, “Collection Policy or Documentation Strategy: Theory and Practice,” American Archivist 54 (Winter 1991): 44-52
http://valorarchivos.blogspot.com/2007/02/una-perspectiva-sobre-la-valoracin.html

Leyes para blogers Españoles

Publicado por David CC (documania07.blogspot.com)

Un blog sobre derecho (Del Derecho y las Normas) nos enseña a los blogers españoles las obligaciones que tenemos a nivel legal sobre lo que publican y la posible publicidad que hay en ellos.Obligaciones jurídicas de los blogs (I): Obligaciones TributariasObligaciones jurídicas de los blogs (II): Obligaciones de Seguridad SocialObligaciones jurídicas de los blogs (III): Obligaciones de la LSSICEAsí mismo, incluye otro artículo muy interesante sobre los "Trece delitos que todo bloger debe conocer... ". Interesante si observamos que la mayoría de ellos están encaminados a preservar el nombre y la institución Leyes para blogers Españoles de la corona.

Fuente:

http://documania07.blogspot.com/2007/01/leyes-para-blogers.html

Gaceta del Archivísta

La Gaceta del Archivísta ha dado a conocer su reciente número y es pues, un momento para felicitar a todo el equipo que hace posible la publicación de la comunidad archivística en nuestra Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA). La liga esta en la sección sine qua non de este blog. ¡Muchas Felicitaciones!
Edgar Espinosa Osorio (Zeetoba)

Archivos, Memoria y Poder

Peter Kornbluh, The Pinochet File: A Declassified Dossier on Atrocity and Accountability (New York: The New Press, 2003)
El libro The Pinochet File: A Declassified Dossier on Atrocity and Accountability, escrito por Peter Kornbluh presenta la descripción más completa sobre el rol del Gobierno de Estados Unidos (GEU) antes y durante la dictadura de Augusto Pinochet en Chile. Además presentar una descripción histórica de este periodo, el libro incluye copias de una considerable cantidad de documentos desclasificados. La colección completa de documentos desclasificados totaliza alrededor de 24,000 y están disponibles al público a través del Internet en el portal del Departamento de Estado de Estados Unidos (http://foia.state.gov/SearchColls/CollsSearch.asp). Esta colección es evidencia de que el gobierno de E.U. aceptó el régimen de Pinochet, aún cuando fue establecido a través de un golpe de estado al gobierno democráticamente electo de Salvador Allende. Más aún, la evidencia recopilada en los documentos creados por la CIA, el Departamento de Estado y el Consejo de Seguridad Nacional entre otras, demuestra que el gobierno de E.U. brindó apoyo económico, militar y de inteligencia al régimen Pinochet. Peter Kornbluh lo representa de la siguiente manera:
La milicia Chilena aplicó los electrodos, haló el gatillo, y cavó las tumbas secretas durante la dictadura; pero ante los ojos de muchas víctimas, y muchos observadores alrededor del mundo, los Estados Unidos sirvió como cómplice activo en el final de la democracia chilena y la consolidación de la dictadura de Pinochet. (p. 486, traducción por Joel Blanco)
El libro incluye el periodo del gobierno de Allende, 1970-1973 (capítulo 2) y describe los planes de Estados Unidos para desestabilizar el gobierno chileno por se uno socialista. Los planes incluyeron proveer ayuda financiera a medios de comunicación chilenos opuestos al gobierno de Allende, como el periódico El Mercurio, además de mantener comunicación con las fuerzas armadas chilenas, lo que demuestra que estaban al tanto de los planes para el golpe de estado. Hasta el Presidente Richard Nixon expresó su deseo de sacar a Allende de la presidencia. En la trascripción de una reunión del presidente con el Consejo de Seguridad Nacional, Nixon indica que “nuestra mayor preocupación en Chile es la posibilidad de que él [Allende] pueda consolidar su presidencia y la imagen proyectada al mundo será su carta de éxito. Un enfoque públicamente correcto está bien. Privadamente debemos enviarle el mensaje a Allende y a otros que nos oponemos a él.” (copia del memorando publicado en las páginas 116-120 del libro, traducido por Joel Blanco). La colección de documentos desclasificados son la mejor evidencia de cómo la administración Nixon estaba enviando el mensaje a Allende.
Los capítulos 3 al 7 describen el rol del GEU luego de que Pinochet tomara el poder y estableciera su dictadura que fue responsable de extremas violaciones a los derechos humanos a través del carpeteo, tortura, asesinato y “desaparición” de opositores a su gobierno. Inclusive, en casos donde ciudadanos americanos fueron victimas del régimen, el GEU no actuó a favor de ellos y hasta cierto punto fueron cómplices. Esto se demuestra en el libro a través de los casos de Charles Horman, Frank Teruggi y Boris Weisfeiler. El caso de Horman, un joven periodista americano que fue torturado y asesinado por la milicia chilena días después del golpe de estado, es el tema de la película Missing, filmada en 1982. La película y los documentos desclasificados demuestran que el GEU estaba al tanto de la detención y ejecución de Horman pero ocultaron información a su padre y su esposa, llegando al punto de indicarles que Horman estaba escondido o que fue asesinado por guerrillas de la izquierda.
Si bien la manera en que el gobierno de E.U. manejó el caso de Charles Horman es deplorable, mayor aún es como manejó el peor acto de terrorismo internacional llevado a cabo en suelo norteamericano antes de los ataques del 11 de septiembre. El 21 de septiembre de 1976, Orlando Letelier y Ron Karpen Moffitt fueron asesinados durante la explosión de su automóvil en Washington DC. Letelier fue miembro del gabinete de Salvador Allende y fue expulsado de Chile por el gobierno de Pinochet un año después de estar encarcelado por el régimen. En Washington Letelier estaba logrando apoyo internacional para denunciar la dictadura de Pinochet. Esto lo convirtió en enemigo del gobierno chileno, lo que provocó que se ordenara su muerte. Su asesinato formó parte de Operación Condor, un consorcio entre países de América del Sur para supuestamente combatir terrorismo y la subversión. Sin embargo, Condor se convirtió en un aparato de terrorismo de estado. Los países involucrados a Operación Condor colaboraron en la persecución, secuestro, tortura y asesinato de la oposición. Orlando Letelier era una de las tarjetas.
¿Cuánto sabía el gobierno de E.U. sobre el asesinato de Orlando Letelier? El libro explica que la administración de Gerald Ford, y particularmente Henry Kissinger y la CIA, tenían amplio conocimiento sobe Operación Condor y sus actividades terroristas desde antes del asesinato de Letelier y Moffitt. Pero este conocimiento fue ocultado a propósito a los familiares de las víctimas y al público, e inclusive a los oficiales del Departamento de Justicia que investigaron los hechos. (p. 346)
No fue hasta cerca de 30 años después del golpe de estado que el público en general y los familiares de las víctimas de la dictadura tuvieron la oportunidad de acceder la colección de documentos desclasificados. Y el lograr la apertura de los documentos no fue tarea fácil. En el epílogo, Kornhbluh describe cómo la detención de Pinochet en octubre de 1998 en Londres y las peticiones de evidencia a los E.U. de parte de los jueces españoles Baltasar Garzón y Manuel García Castellón jugaron un papel esencial para lograr el Chile Declassification Project. La respuesta inicial del gobierno de E.U. a las peticiones de los jueces fue de no entregar documentos, en gran parte por lo que los documentos evidencian sobre las relaciones de E.U. y Chile durante la dictadura. Eventualmente, la administración Clinton decidió desclasificar los documentos y publicarlos en el Internet para acceso de todo el público interesado. Los aproximadamente 24,000 documentos constituyen sobre 150,000 páginas de valor histórico.
Este proyecto puede ser considerado una victoria a favor de la transparencia en el gobierno y su responsabilidad de responder por sus actos ante sus constituyentes। Sin embargo, en este caso no todos los documentos fueron desclasificados. Uno de los mejores ejemplos es la carpeta 201 de Augusto Pinochet, en poder de la CIA, el cual contiene la información más sensitiva sobre Pinochet, y se mantiene clasificado como secreto. Estoy convencido que The Pinochet File es un libro que debe leer todo aquel interesado en estudiar las políticas del gobierno de E.U. en Latinoamérica. ¿Y que nos ofrece el libro a nosotros los archiveros? El mismo es una sólida evidencia del poder y el valor de los documentos como evidencia para que los gobiernos respondan por sus actos. Y esto debe aplicar a aquellos archiveros y administradores de documentos que trabajan con corporaciones privadas, universidades, etc. Tenemos la gran responsabilidad de asegurar que los ciudadanos puedan lograr acceso a los documentos y de preservar estos documentos para futuras generaciones. En Puerto Rico casos como el de las carpetas de la Policía de Puerto Rico y del FBI, documentos sobre Cerro Maravilla, y otros casos que afectaron, y siguen afectando, la sociedad puertorriqueña requieren de la responsabilidad profesional y ética de los archiveros para ser agentes de cambio. Estos casos son ejemplos que sirven además para que desarrollemos un rol más activo promocionando la transparencia del gobierno y así contribuir al fortalecimiento de la democracia.

http://valorarchivos.blogspot.com/

Taino´t

(sábado, 14 de abril de 2007) Escrito por Administrator
Probablemente, en cada uno de los ayuntamientos que recientemente se han visto afectados por escándalos urbanísticos existen expedientes administrativos relacionados con tales escándalos, que se han creado de manera correcta, pero que, no obstante, no reflejan correctamente lo que sucedió. Es decir, estos documentos son resultado del procedimiento administrativo, pero no son auténticos, porque no son lo que dicen ser; tampoco son fiables, porque no representan de manera precisa lo que sucedió; es probable que no sean íntegros o que hayan sido alterados de un modo u otro para describir una realidad administrativa no coincidente con la realidad del presunto delito; por último, aunque están disponibles y son utilizables, no muestran la actividad que los produjo, o muestran una actividad que no es la que tuvo lugar. En definitiva, cabe imaginar de manera legítima que al menos algunos de los expedientes administrativos generados en estos ayuntamientos no son buenos documentos de archivo, en la medida en que no comportan evidencia.
Por supuesto, esta situación no es generalizada: la mayor parte de los documentos, sin duda, se producen, gestionan y conservan con la mayor corrección; pero si se ha faltado a la responsabilidad una vez puede volver a faltarse. De hecho, esto es bastante habitual en el curso de la historia de los archivos: documentos de falsas transacciones adquirían autenticidad simplemente por el hecho de ser aceptados en el Tabularium de la antigua Roma (Duranti); y el papado justificó su poder temporal apelando al falso documento de la Donación de Constantino (MacNeil, Iacovino). El que se puedan producir tales brechas en la responsabilidad hace pensar acerca del desairado rol del archivero, excluído o auto-excluído, dependiendo de las tradiciones, de la tarea de velar por la producción de documentos fiables, aunque obligado a conservar los documentos, sean o no fiables, que otros producen sin atender a criterios archivísticos.
Si existen aquellos malos expedientes administrativos que mencionaba (no importa que sean pocos, uno solo ya sobra), probablemente se asemejan a esos zombies que pueblan las películas del género (o sub-género). Un zombi no es quien dice o aparenta ser; no es, a la vista de su comportamiento y de su falta de autenticidad, fiable; ni es íntegro, porque carece al menos de cerebro (en algunas de las manifestaciones más gore del género carece además de diversidad de miembros y partes del cuerpo); finalmente, no es utilizable, o es utilizable para fines perversos. Estas características de los zombies -falta de autenticidad, de fiabilidad, de integridad y de disponibilidad- se ponen de manifiesto, no tanto en las películas de George A. Romero y sus continuadores, sino, por ejemplo, en el clásico de Jacques Tourneur "Yo anduve con un zombi", film en el que de los muertos vivientes nunca es evidente su condición de muertos, ni que están sometidos a poderes malignos y externos a ellos.
De ser esta semejanza afortunada, me pregunto acerca del lugar de la profesión en nuestro país. En nuestra tradición no ha sido competencia del archivo velar por la autenticidad de los documentos que custodiaba, aunque siempre se ha reclamado su posición, por ejemplo, como templo de la memoria. Por supuesto, dar por sentado que la memoria es "algo que sucedió hace mucho tiempo" y asunto de historiadores es una conveniencia política útil; pero lo cierto es que memoria se deja también de lo que acaba de ocurrir (lejos de tener archiveros e historiadores la exclusiva sobre la memoria, profesionales como los psicólogos, por ejemplo, tendrían mucho que decir acerca de la memoria a corto/largo plazo, y de los mecanismos de recuerdo y olvido). Ya que no como guardianes de la evidencia, al menos sí en cuanto guardianes de la memoria, los archiveros debieran haberse implicado en el modo en que se crean los documentos, incluídos esos documentos que no se corresponden con la realidad. En nuestra tradición, se tiende a considerar que nuestra única obligación es para con las oficinas, pero tenemos, como cualquier otra profesión, una obligación igualmente vinculante para con la sociedad en general.
Por supuesto esta implicación no se puede producir a nivel individual, simplemente porque no se puede morder la mano que te da de comer, y también los archiveros tienen familias a las que alimentar, hipotecas que pagar, y todo ese tipo de circunstancias que limitan la capacidad de maniobra. Esta implicación debiera haberse producido a nivel gremial o profesional; sin embargo, el gremio ha olvidado una vez más su responsabilidad social. Sorprende que en los foros profesionales no se haya discutido de manera amplia y profunda para qué sirven los documentos administrativos en casos como los de la corrupción urbanística, ni qué tipos de documentos suplen a aquéllos a la hora de proporcionar evidencia.
El asunto es que la memoria de lo que realmente sucedió en esos casos de corrupción y escándalo, si es que se puede dejar un reflejo preciso de ello, no está siendo registrada, al menos en casos extremos, en expedientes administrativos, sino en los logs de los móviles, en los servidores de correo electrónico, en los mensajes de PDA; y está siendo gestionada como evidencia, además de, como es natural, por el poder judicial, por el cuarto poder independiente de la prensa, incluída la prensa del corazón, que sí ha asumido el rol de poner al descubierto, ya sea por motivos comerciales, ya sea por motivos éticos, o por una mezcla de ambos, brechas en la responsabilidad. Los archiveros, especialistas en gestionar documentos, estamos paradójicamente al margen.
Cuidamos amorosamente nuestros expedientes administrativos, zombis que no son lo que aparentan, que carecen de cerebro y que son utilizados maliciosamente por partes interesadas. Ignoramos que, lejos de estar bajo nuestro control, somos nosotros los que estamos en sus manos. Puede que no deseemos mantener documentos vivos, pero, si lo deseamos, debiéramos comenzar a plantear de manera seria la necesidad de asumir nuestra responsabilidad para con la sociedad, de participar activamente en la creación del documento, y de reclamar nuestro lugar, mayor o menor, como agentes de responsabilidad.
http://www.tainoti.es/index.php?option=com_mamblog&Itemid=40

Proyectos europeos de investigación en el ámbito de la documentación

Publicado por Paco Fernández Cuesta (archivista.wordpress.com)
Hace unos meses hablaba de las posibilidades del Séptimo Programa Marco para para la financiación de proyectos relacionados con el ámbito de la documentación y, especialmente, de los archivos. Para ilustrarlo un poco mejor, y aprovechando que estoy haciendo una recopilación de los proyectos europeos que se han realizado o están en fase de ejecución, he elaborado una lista -en ningún modo exhaustiva- de proyectos financiados a través de los últimos Programas Marco.
Documentos audiovisuales y digitales: conservación y acceso
AMICTIA (Asset Management Integration of Cultural heritage In The Interchange between Archives) y AMICTIA SE (The StoryboardExtension)
BRAVA (Broadcast Restoration of Archives through Video Analysis)
COLLATE (Collaboratory for Annotation, Indexing and Retrieval of Digitized Historical Archive Material)
ERPANET (Electronic Resource Preservation and Access Network of Excellence)
DPE (DigitalPreservationEurope)
FIRST (Film restoration and conservation Strategies)
PLANETS (Preservation and long-term access to our cultural and scientific heritage)
PRESTO (Preservation Technology for European Broadcast Archives) y PRESTOSPACE (Preservation towards storage and access. Standardised Practices for Audio-visual Contents in Europe)
Sistemas de información: hacia la Biblioteca Digital Europea (desarrollo de tecnologías, redes de excelencia, difusión de proyectos)
BRICKS (Building Resources for Integrated Cultural Knowledge Services)
CHLT (Cultural Heritage Language Technologies)
DELOS (A Network of Excellence on Digital Libraries)
DigiCULT FORUM (The Digital Culture Forum)
SANDALYA (An open platform for accessing, co-operatively authoring and publishing the digital heritage of manuscripts and rare books)
Coordinación de las política y actividades relacionadas con la digitalización del patrimonio cultural
HEREIN (European HErItagE Network), a través de sucesivos proyectos, y que se ha consolidado con el apoyo del Consejo de Europa
MINERVA (Ministerial Network for Valorising Activities in digitisation) y MINERVA plus, actualmente continuados por MINERVA EC, financiado a través del programa e-Contentplus.
Lo cierto es que apenas he visto por encima su sitio web o la ficha del proyecto en Cordis, por lo que no puedo hacer ninguna valoración. No obstante, me gustaría dedicarle algún post a alguno de ellos.
Hay otros dos proyectos que no he puesto en la lista porque seguro que trato de ellos en alguna ocasión:
Uno de ellos es LEAF (Linking and Exploring Authority Files), que pretendía el desarrollo de un servicio internacional de información multilingüe y multimedia sobre personas y entidades, que permitiera recuperar y organizar la información diseminada en un fichero común de autoridades. En este proyecto, financiado por el Quinto Programa Marco y que se desarrolló entre los años 2001 y 2004, participaron la Universidad Complutense de Madrid y distintos archivos y bibliotecas europeas.
El otro está actualmente ejecutándose. Se trata de QVIZ (Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics), del que dicen en su sitio web:”QVIZ will research and create a framework for visualizing and querying archival resources by a time-space interface based on maps and emergent knowledge structures. The framework will also integrate social software, such as wikis, in order to utilize knowledge in existing and new communities of practice”. Muy buena pinta, ¿no? Son socios del proyecto, entre otros, los Archivos Nacionales de Suecia y Estonia, así como Telefónica I+D por parte española.
Con esto vuelvo a retomar el blog -abandonado tras semanas de estudio un tanto infructuoso (todo llegará)-, y de nuevo con aires europeos. Puede que sea un poco pesado, pero es que creo que estamos desaprovechando las oportunidades que nos brinda -en este caso en forma de financiación- la UE. Si iniciativas como la famosa Biblioteca Digital Europea (en la que, por cierto, es necesaria una mayor implicación del mundo archivístico si no queremos quedar descolgados de ella) no prosperan, no creo que sea por culpa de la Unión, sino de la falta de apoyo de los estados miembros y de la empresa privada, así como de las asociaciones profesionales, instituciones de educación superior, etc.¡No echemos balones fuera y aprovechemos las oportunidades!
Fuentes:
Luis Ángel García Melero: “Algunas iniciativas relacionadas con la recopilación y conservación del patrimonio digital” [pdf]
Cordis ISTweb
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http://archivista.wordpress.com/2007/03/15/proyectos-europeos-de-investigacion-en-el-ambito-de-la-documentacion/